freee人事労務で従業員が登録されたら、Boxにユーザーを作成してグループに追加する

■概要

新しい従業員の入社に伴い、freee人事労務への登録作業に加え、Boxのアカウント発行や権限設定などを手作業で行っていませんか？
こうした個別の設定は手間がかかるだけでなく、設定ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、freee人事労務に従業員情報が登録されるだけで、Boxのユーザー作成からグループへの追加までを自動化し、Box関連業務の自動化を円滑に実現できます。

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■このテンプレートをおすすめする方

• freee人事労務とBoxを利用し、従業員の入退社手続きを手作業で行っている人事・労務担当者の方
• Boxのユーザー管理を効率化し、より安全なファイル共有の自動化を実現したい情報システム部の方
• 従業員のオンボーディングプロセス全体を自動化し、コア業務に集中したいと考えているマネージャーの方

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■このテンプレートを使うメリット

• freee人事労務への情報登録を起点に、Boxのユーザー作成・追加が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるアカウント情報の転記がなくなるため、ユーザーの作成ミスやグループへの追加漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

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■フローボットの流れ

1. はじめに、Boxとfreee人事労務をYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでfreee人事労務を選択し、「従業員が登録されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでfreee人事労務の「従業員情報の取得」アクションを設定し、登録された従業員の詳細情報を取得します。
4. さらに、オペレーションでBoxの「新規ユーザーを作成」アクションを設定し、取得した情報をもとにBoxのユーザーを作成します。
5. 最後に、オペレーションでBoxの「ユーザーをグループに追加」アクションを設定し、作成したユーザーを任意のグループに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Boxの「ユーザーをグループに追加」オペレーションでは、追加先のグループを任意で設定できます。例えば、所属部署に応じて「営業部」や「開発部」など、特定のグループIDを指定することで、適切な権限を持つグループへ自動で追加することが可能です。

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■注意事項

• Box、freee人事労務のそれぞれとYoomを連携してください。