Jotformで回答が送信されたら、重複チェックを行いHubspotに会社を作成する

■概要

Jotformで集めたリード情報を、一件ずつHubSpotに手作業で登録していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや重複登録の原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Jotformのフォーム送信をトリガーに、HubSpot内の会社情報を自動で検索し、重複がなければ新規に会社を作成する一連の流れを自動化できます。HubSpotの自動化に関心のある方におすすめです。

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■このテンプレートをおすすめする方

• JotformとHubSpotを併用し、リード管理を手作業で行っている方
• HubSpotの自動化機能を活用して、データ入力の効率化を図りたい方
• データ登録の重複や入力ミスをなくし、顧客情報管理の精度を高めたい方

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■このテンプレートを使うメリット

• Jotformの回答からHubSpotへの会社登録までが自動化され、手作業でのデータ転記に費やしていた時間を削減できます。
• システムが自動で重複チェックを行うため、入力ミスや重複登録を防ぎ、HubSpot内のデータ精度を高く保つことに繋がります。

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■フローボットの流れ

1. はじめに、HubSpotとJotformをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定して、フローボット起動のきっかけを作ります。
3. 続いて、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、送信されたフォームの内容を取得します。
4. 次に、オペレーションでHubSpotの「会社を検索（キーワード検索）」アクションを設定し、フォームの回答内容をもとに既存の会社情報がないか確認します。
5. その後、分岐機能を設定し、検索結果に応じて処理を分けます。
6. 最後に、オペレーションでHubSpotの「会社の作成」アクションを設定し、既存の会社情報がなかった場合にのみ新しい会社情報を作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Jotformのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームのIDを任意で設定することが可能です。これにより、特定のフォームの回答のみをHubSpot連携の対象とすることができます。
• HubSpotで会社を作成するオペレーションでは、Jotformの回答項目をHubSpotのどの会社プロパティにマッピングするかを任意で設定してください。

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■注意事項

• Jotform、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
• JotformのWebhook設定方法は「JotformのWebhook設定と最新回答取得方法について」をご参照ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。