BoxでTIFFファイルがアップロードされたら、RPAでPDFファイルに変換してDropboxに格納する

■概要

取引先から受け取ったTIFFファイルを、一件ずつ手作業でPDFに変換していませんか。この作業はファイル数が増えると多くの時間を要し、他の重要な業務を圧迫する原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、Boxにファイルがアップロードされるだけで、RPAがTIFF fileを自動でPDFへ変換し、指定のDropboxフォルダに格納します。手作業による変換の手間や、ファイルの保存忘れといったミスを防ぎ、業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• BoxにアップロードされるTIFF fileを、手作業でPDFに変換している方
• ファイル形式の変換と、別ストレージへの格納を自動化したいと考えている方
• 定型的なファイル管理業務の工数を削減し、コア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Boxへのファイルアップロードを起点に、TIFF fileからPDFへの変換、Dropboxへの格納までを自動化し、手作業の時間を削減します。
• 自動処理のため、ファイルの変換漏れや、別のフォルダへ誤って保存してしまうといったヒューマンエラーを防ぎ、業務品質の向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとDropboxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
3. オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされたファイルを取得します。
4. 次に、分岐機能を設定し、ダウンロードしたファイルがTIFFファイルである場合にのみ、後続の処理に進むよう条件を設定します。
5. オペレーションでRPA機能を設定し、任意のファイル変換ツールなどを用いてTIFFファイルをPDFに変換するブラウザ操作を記録します。
6. 必要に応じてデータ変換機能を設定し、正規表現を用いてファイル名を変更するなど、データを加工します。
7. 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたPDFファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Boxのトリガー設定では、ファイルを監視したい任意のフォルダIDを指定してください。
• 分岐機能では、ファイルの拡張子など、前段のオペレーションで取得した情報をもとに処理を分岐させる条件を自由に設定できます。
• RPA機能では、利用するファイル変換サービスなど、ユーザーの環境に合わせてブラウザ操作の記録や設定を柔軟に行ってください。
• Dropboxにファイルをアップロードする際、格納先のフォルダパスや保存するファイル名を任意で設定することが可能です。

■注意事項

• Box、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924‍
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691