■概要
Google Apps Scriptを活用して業務の自動化を進める中で、特定のタイミングでスクリプトを自動実行させる方法にお困りではないでしょうか。手動での実行は手間がかかるだけでなく、対応漏れの原因にもなり得ます。 このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信したことをきっかけに、Google Apps Scriptのスクリプトを自動で実行し、手作業による非効率な業務フローを改善することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookでのメール受信をきっかけに、手動でGoogle Apps Scriptを実行している方
- Google Apps Scriptの自動化によって、定型的な処理の効率化を目指している方
- 特定の条件でGoogle Apps Scriptを自動実行する仕組みを、ノーコードで構築したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookで特定のメールを受信するとスクリプトが自動実行されるため、手動で対応する手間や時間を削減できます。
- 手動実行によるスクリプトの実行忘れやタイミングのズレを防ぎ、業務の確実性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google Apps ScriptとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Apps Scriptを選択し、「プロジェクトのスクリプトを実行」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、処理が完了した旨を関係者に通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、監視対象としたいメールフォルダのIDを任意で設定してください。受信トレイだけでなく、特定のフォルダを指定することも可能です。
- Google Apps Scriptでスクリプトを実行するアクションを設定する際に、実行対象としたいプロジェクトのデプロイメントIDを任意で設定してください。
■注意事項
- Outlook、Google Apps ScriptのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります
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