■概要
Gmailに届く請求書や申込書といった添付ファイルを都度ダウンロードし、内容を目で確認して転記、さらに別の処理を実行するといった作業に手間を感じていませんか。このワークフローは、Gmailで受信したファイルをAIが自動でOCR処理し、その内容をGoogle スプレッドシートに記録した上で、Google Apps Scriptを実行する一連の流れを自動化します。手作業による非効率や入力ミスといった課題の解消に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する添付ファイルの内容を、手作業でデータ入力している経理や営業事務担当者の方
- OCRで読み取ったデータを元に、Google Apps Scriptを用いた定型業務を自動化したい方
- 手作業によるデータ転記ミスをなくし、業務の正確性と効率を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailへのメール受信を起点に、ファイル内の文字抽出からデータ転記、スクリプト実行までが自動化されるため、一連の作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記やスクリプトの実行操作が不要になるため、入力ミスや処理の実行漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、Google スプレッドシート、Google Apps ScriptをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、受信したメールの添付ファイルを読み取ります。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取ったテキストデータを指定のシートに追加します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Apps Scriptの「スクリプトを実行する」を設定し、事前に用意したスクリプトを自動で実行します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能（OCR）のアクションでは、読み取るファイル内のどの項目を抽出するか、また使用するAIモデルや言語を任意で設定することが可能です。
- Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションでは、書き込み対象のスプレッドシートID、シートID、および追加するレコードの各列の値を任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、Google スプレッドシート、Google Apps Script とYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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