【ノーコードで実現】OCRで読み取った情報をもとにGoogle Apps Scriptを実行する方法

メールで受信したファイルをOCR処理し、Google Apps Scriptを実行する

<span class="mark-yellow">GmailやOutlookで受信したメールに添付されたファイルを自動でOCR処理にかけ、その結果をGoogle Apps Scriptに渡して処理を実行させる</span>ことができるので、メールでのファイル受領からGASを用いたデータ処理までを一気通貫で自動化し、バックオフィス業務などを効率化しましょう！

フォームで送信されたファイルをOCR処理し、Google Apps Scriptを実行する

<span class="mark-yellow">YoomフォームやGoogleフォームを通じてアップロードされたファイルをOCRで読み取り、抽出された情報に基づいてGoogle Apps Scriptを実行する</span>ように設定できるため、申請書類の受付やアンケート画像の回収など、フォームを用いたファイル提出業務とその後のデータ処理をスムーズに自動化しましょう！

ファイルをOCRで自動抽出し、Google Apps Scriptで実行するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、Gmailで受信したメールに添付されたファイルをOCRで読み取り、そのテキストデータを使ってGoogle Apps Scriptで定義したスクリプトを自動で実行するフローを解説していきます！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

大きく分けて、以下の手順で作成していきます。

• GmailとGoogle Apps Scriptをマイアプリ連携
• テンプレートをコピーする
• Gmailのトリガー設定とGoogle Apps Scriptのオペレーション設定
• トリガーをONにして、連携フローの動作確認をする

ステップ1：GmailとGoogle Apps Scriptをマイアプリ連携

GmailとGoogle Apps ScriptをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められますよ。

連携前に、Gmailでファイルを送信しておきましょう！
※今回は、以下画像のようなファイルを送信しました。

※ファイルの中身は、以下の画像です。

1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「Gmail」と入力し、検索結果からGmailのアイコンを選択します。

2.表示された画面で、以下画像の赤枠部分をクリックしましょう。

次の画面で、アカウントを選択し、その後の画面で「続行」をクリックしてください。

3.続いてGoogle Apps Scriptをマイアプリ登録します。
先ほどと同様の手順で、Google Apps Scriptを検索します。
次の画面で、以下画像の赤枠部分をクリックしましょう。
※クリックした後は、先ほどのGmailの登録と同じ手順で登録します。

※今回設定するテンプレートは、Google スプレッドシートも使用するため、Google スプレッドシートもマイアプリ登録しましょう！

先ほどと同様の手順で、Google スプレッドシートを検索します。
次の画面で、以下画像の赤枠部分をクリックしましょう。
※クリックした後は、先ほどのアプリ登録と同じ手順で登録していきます。

マイアプリにGmailとGoogle Apps Scriptが表示されていれば、登録完了です。

ステップ2：テンプレートをコピーする

ここから、フローを作っていきましょう！テンプレートを利用しているので、以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。

ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされます。次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。

ステップ3：Gmailのトリガー設定

※以下の画面は、Yoomページ画面左側「マイプロジェクト」のフローボットで表示される、「【コピー】Gmailで送信されたファイルをOCRで読み取り、Google Apps Scriptでスクリプトを実行する」をクリックすると表示されます。

1.先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックしましょう。

2.表示された画面で各項目を確認します。
アカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしましょう。

3.表示された画面で、詳細を設定します。
「トリガーの起動間隔」を選択してください。
※基本的には、最短の時間で設定するのが、おすすめです！
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
※Yoomプランの詳しい説明は、こちらを参照してみてくださいね。

4.「ラベル」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。

5.入力を終えたら、「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
※表示されているアウトプットは、次の設定でも活用できます。

ステップ4：画像・PDFから文字を読み取るの設定

1.「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしましょう。

※・OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。

2.各項目を確認し、「次へ」をクリックしてください。

3.詳細設定を行います。

「ファイルの添付方法」は、プルダウンから選択してください。
「抽出したい項目」は、テンプレートで抽出する文字から、特に抽出したい項目を入力します。今回はテンプレートを活用して、以下画像のように入力しています。

入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。

ステップ5：データベースの設定

1.データベースを操作する「レコードを追加する」をクリックしましょう。

各項目を確認し、「次へ」をクリックします。

「スプレッドシートID」「スプレッドシートのタブ名」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択するか、入力欄下の説明に従って、入力してください。

2.詳細設定を行います。
「追加するレコードの値」の各項目は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。
※各項目は、事前に作成したGoogle スプレッドシートのシート内の項目が表示されます。

入力を終えたら「テスト」を実行し、レコードの追加に成功したら「保存する」をクリックします。

ステップ6：Google Apps Scriptの設定

1.アプリと連携する「スクリプトを実行」をクリックしましょう。

各項目を確認し、「次へ」をクリックします。

2.API接続設定を行います。
「実行可能URL」「関数の名前」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。

入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
※設定が完了すると、Google Apps Scriptでスクリプトが実行されます。

ステップ7：トリガーボタンをONにして、連携フローの動作確認をする

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが自動的に起動します。

Google Apps Scriptを使ったその他の自動化例

Google Apps Scriptを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。

Google Apps Scriptを使った自動化例

Google スプレッドシートの更新や外部フォームの送信、リード情報の登録をトリガーにして、Google Apps Scriptのスクリプトを自動で実行できます。これにより手動での確認や処理を減らして、よりスムーズな業務運用が可能になります。

まとめ

この記事では、「OCRで読み取った情報をもとにGoogle Apps Scriptを実行する方法」について、プログラミング不要で実現する具体的な手順をご紹介しました。
OCRで抽出したテキストデータをトリガーとしてGoogle Apps Scriptを実行することで、日々のファイル確認や転記作業を大幅に効率化できます。

<span class="mark-yellow">Yoomには、今回ご紹介したGoogle Apps Scriptとの連携以外にも、様々な業務を自動化できるテンプレートが豊富に用意されています。</span>フォーム送信やチャット通知、スプレッドシート更新など、用途に応じて柔軟に選べる点も魅力です。

「毎日似たようなファイル確認作業が続いている」「データの転記ミスを減らしたい」「社内の処理をもっとスムーズに回したい」と感じている方は、ぜひYoomのテンプレートを活用して自動化を始めてみてください。設定はシンプルで、誰でもすぐに導入できます！

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