■概要
DocuSignへの書類の追加や更新作業を、フォームから受け付けた情報をもとに手作業で行っていませんか。こうした手作業は手間がかかるだけでなく、情報の転記ミスや添付漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると自動でDocuSignへの書類の追加が実行され、関係者へのメール通知まで完了するため、一連の業務を効率化し、正確性を高めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- DocuSignへの書類の追加作業を自動化し、業務の手間を削減したい方
- フォームで受け付けた情報をもとにDocuSignのエンベロープを更新している方
- 書類の追加や更新後の関係者への共有漏れをなくし、業務を円滑に進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームが送信されると、DocuSignへの書類の追加や更新が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記ミスや、書類の添付漏れ、関係者への連絡漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、DocuSignをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでDocuSignを選択し、「エンベロープに書類を追加・更新する」アクションを設定し、フォームの入力内容を反映させます。
- 最後に、オペレーションでメール機能の「メールを送る」アクションを設定し、関係者へ書類が追加された旨を通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガー機能では、情報の受け付けに必要となる質問項目などを任意でカスタマイズしてください。
- DocuSignのオペレーションでは、エンベロープIDや書類の情報などを、固定値やフォームで受け付けた情報をもとに設定することが可能です。
- メール機能では、通知先のメールアドレスや件名、本文を任意の内容に設定でき、フォームで取得した情報を本文に差し込むこともできます。
■注意事項
エンベロープが完了したら
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