■概要
Googleフォームで収集した回答をもとに、一件ずつ手作業で帳票を作成する業務は、手間がかかるだけでなく転記ミスなども発生しがちです。このワークフローは、RPAツールのように帳票作成のプロセスを自動化するものであり、Googleフォームに新しい回答が送信されると、その内容を反映した帳票をGoogleドキュメントで自動作成し、メールで送信します。手作業による負担やミスを減らし、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームの回答をもとに、手作業で帳票を作成している業務担当者の方
- RPAの導入を検討しており、まずは身近な帳票作成業務から自動化したいと考えている方
- 手作業によるデータ転記でのミスをなくし、業務の正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの回答を起点に帳票の作成から送付までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動でデータを処理するため、手作業による入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleドキュメントとGoogleフォームをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、フォームの回答内容を反映した帳票を作成します。
- 最後に、メール機能の「メールを送る」アクションを設定し、作成された帳票を指定の宛先に送付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーに設定するGoogleフォームは、自動化の対象としたい任意のフォームIDを設定することが可能です。
- Googleドキュメントのオペレーションでは、帳票の元となる雛形書類のファイルIDや、作成した帳票を格納するGoogle DriveのフォルダIDを任意で設定できます。
■注意事項
- Googleフォーム、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
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