■概要
Gmailで受信したPDFの内容を、一つひとつ確認しながらJUST.DBに手入力する作業に手間を感じていませんか。 このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のPDFファイルを受信した際に、OCR機能が自動で内容を読み取り、JUST.DBの明細レコードへデータを挿入する一連の流れを自動化できます。定型的なデータ入力作業から解放され、業務の正確性と生産性を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信したPDFの内容を、JUST.DBへ手作業で転記している方
- JUST.DBへの明細挿入を手作業で行い、入力ミスや漏れに課題を感じている方
- 書類処理の定型業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのファイル受信からJUST.DBへの明細挿入までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記がなくなるため、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとJUST.DBをYoomに連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで、受信したPDFファイルから必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでJUST.DBを選択し、「明細レコードの挿入」アクションで、OCR機能で読み取ったデータを指定のレコードに挿入します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化のきっかけとなるメールのキーワードを任意で設定してください。
- OCR機能では、金額や日付など、PDFファイルから読み取りたいテキスト項目を任意で設定することが可能です。
- JUST.DBへのデータ挿入では、ご利用の環境に合わせてデータを挿入したいテーブルやフィールド、明細フィールドの識別名などを設定してください。各項目の値は、取得した値の変数や固定値を使って自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- Gmail、JUST.DBのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
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