■概要
Microsoft Excelのリストをもとに、Outlookで一件ずつメールを作成・送信する作業に手間を感じていませんか。 手作業でのメール送信は時間がかかるだけでなく、宛先の間違いといったミスも起こりがちです。 このワークフローを活用すれば、フォームへの回答をトリガーにして、Microsoft Excelから該当の情報を自動で取得し、Outlookからメールを送信する一連の流れを自動化できます。これにより、手動での差し込み作業を効率化し、担当者の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Excelのリストを基にOutlookでメールを個別送信しているマーケティングや営業担当者の方
- 定型的なメール配信業務を効率化したいと考えている方
- 手作業によるメールの送信ミスをなくし、業務の正確性を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの回答があると自動でメールが送信されるため、従来の手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業によるデータ転記や宛先設定で発生しがちな、情報の間違いや送信漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelとOutlookをYoomと連携します
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、フォームで受信した情報をもとに「レコードを取得する」アクションを設定します
- 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、Microsoft Excelから取得した情報をもとに「メールを送る」アクションを設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのメール送信アクションでは、To、Cc、Bccなどの送信先を任意に設定することが可能です
- メールの本文には、固定のテキストだけでなく、フォームの回答内容やMicrosoft Excelから取得した顧客名といった情報を変数として差し込み、パーソナライズされた内容を送信できます
■注意事項
- Microsoft Excel、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
