■概要
Web会議後の議事録作成や、録音データの管理に手間を感じていませんか。 手動での会議の文字起こしや、ファイルをGoogle Driveへ保存する作業は時間がかかる上、対応漏れなどのミスも起こりがちです。 このワークフローを活用すれば、Web会議が開始されると自動で録音を開始し、終了後に文字起こしした議事録と音声データを指定のGoogle Driveフォルダに保存するため、こうした定型業務を効率化し、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Web会議の文字起こしや議事録作成に多くの時間を費やしている方
- 会議の録音データや議事録をGoogle Driveで管理・共有している方
- 手作業によるファイルの保存忘れや共有漏れなどのミスを防止したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 会議が始まると自動で文字起こしからGoogle Driveへの保存までが実行されるため、これまで手作業で行っていた議事録作成の時間を短縮できます。
- 手動でのファイル保存時に発生しがちな、保存先の指定ミスやファイル名の付け間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報共有を促進します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでWeb会議トリガーを選択し、Web会議の開始をフローボットの起動条件として設定します。
- 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、文字起こしされたテキストを元に議事録を作成します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、作成された議事録と会議の音声ファイル（mp3）を指定のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Web会議トリガーの設定で、自動化の対象としたいWeb会議の招待URLを任意で指定してください。
- Googleドキュメントのアクション設定で、議事録の元となるテンプレートのファイルIDや、完成した議事録を格納するGoogle DriveのフォルダIDを任意で設定してください。
- Google Driveのアクション設定で、音声ファイルや議事録をアップロードするフォルダIDや、保存する際のファイル名を任意で設定することが可能です。
■注意事項
- Google Drive、GoogleドキュメントそれぞれとYoomを連携してください。
- Web会議トリガーの設定方法や注意点は「Web会議トリガーの設定方法」をご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
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