■概要
Microsoft Outlookで受信する特定のメールを、都度チームメンバーに転送する作業に手間を感じていませんか。 手作業での転送は、対応が遅れたり、共有漏れが発生したりする原因にもなり得ます。 このワークフローを活用すれば、Outlookで特定の件名のメールを受信した際に、指定したメンバーへのメール共有を自動化できるため、迅速かつ正確な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信した特定メールの転送作業を自動化したいと考えている方
- Microsoft製品を活用しており、メールの自動転送で情報共有を効率化したいチームリーダーの方
- 手作業によるメールの共有漏れや遅延を防ぎ、業務の確実性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 特定のメールを受信した際に自動で転送処理が実行されるため、これまで手作業での対応に費やしていた時間を短縮できます
- Microsoftのメールを自動で転送する仕組みを構築することで、共有漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減します
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、受信したメールの内容を任意の宛先に送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookの「メールを送る」アクションでは、転送先の宛先（To, Cc, Bcc）や件名を任意に設定してください
- メールの本文には、トリガーで受信したメールの情報を含めたり、任意のテキストを追加したりと、自由にカスタマイズすることが可能です
■注意事項
- OutlookとYoomを連携してください
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります
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