■概要
Airtableで管理している顧客や候補者の情報をもとに、Calendlyで手動でミーティング設定を行っていませんか。 この一連の作業は、情報の転記ミスや対応漏れが発生しやすく、手間のかかる業務の一つです。 このワークフローを活用すれば、AirtableとCalendlyの連携を自動化し、レコードの更新をきっかけにCalendlyでミーティング予定を自動で作成できます。 手作業による日程調整業務を効率化し、より重要な業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Airtableで顧客や採用候補者を管理し、手動で面談設定を行っている担当者の方
- AirtableとCalendlyを連携させ、日程調整業務の効率化や自動化を実現したい方
- 複数のツール間での手作業による情報転記をなくし、ヒューマンエラーを防止したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Airtableのレコードが更新されると、自動でCalendlyの予定が作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、メールアドレスの入力間違いや日程の調整ミスといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、AirtableとCalendlyをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAirtableを選択し、「レコードが更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理が実行されるようにします。
- 次に、オペレーションでCalendlyの「ワンオフミーティングを作成する（スポットタイプ）」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでメール機能の「メールを送る」を設定し、作成されたミーティング情報を関係者に通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Airtableのトリガー設定では、連携対象のベースID、テーブルID、また更新を検知するトリガーとなるフィールド（Created Timeなど）を任意に設定してください。
- 分岐機能では、Airtableから取得した情報（例：ステータスが「面談設定」になったら）を基に、後続のオペレーションを実行する条件を自由に設定できます。
- Calendlyでミーティングを作成する際、イベント名や参加者の情報などにAirtableから取得した情報を変数として設定することが可能です。
- メール機能では、宛先や件名、本文を自由に設定でき、AirtableやCalendlyで取得した情報を変数として利用し、パーソナライズされた通知を送ることができます。
■注意事項
- Airtable、CalendlyのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- AirtableのアウトプットはJSONPathから取得可能です。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 ```
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