■概要
X-point Cloudで日々申請・承認される稟議書の情報を、都度ログインして確認する作業に手間を感じていませんか。特に、複数のフォームを利用していたり、扱う件数が多かったりする場合、検索や内容の把握が大きな負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、指定したフォーム名でX-point Cloudの書類を自動で検索し、その結果をAIが整形・要約して毎朝Slackへ通知することが可能になります。日々の確認業務を効率化し、重要な意思決定に集中できる環境を整えます。
■このテンプレートをおすすめする方
- X-point Cloudで申請または承認された稟議書の確認に時間を要している管理職の方
- X-point Cloud上で特定のフォーム名を指定した検索や確認を手作業で行っている方
- Slackを活用して、申請・承認業務に関する情報共有を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 毎朝決まった時間にX-point Cloudの書類をフォーム名で検索し、AIが整形・要約した結果が自動で通知されるため、確認作業の時間を短縮できます。
- 手作業による確認作業での見落としや、重要な稟議書の確認漏れといった人的ミスのリスクを軽減し、抜け漏れのない情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、X-point CloudとSlackをYoomに連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、フローを起動したい日時を設定します。
- 次に、オペレーションでX-point Cloudの「書類(申請)をフォーム名で検索」アクションを設定し、対象のフォーム名を指定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成」アクションを選択し、前のステップで取得した書類一覧を整形・要約するように設定します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、生成結果を指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、毎日9時など、通知をする日時を自由にカスタマイズできます。
- 検索する稟議書の承認状況は「下書き」「承認中」など、任意で設定できます。
- AIにテキストの生成を依頼する際の指示内容(プロンプト)は任意で設定可能です。「100字以内で要約して」といった具体的な指示を追加できます。
- Slackで通知を送るチャンネルや、メッセージ本文の内容は自由にカスタマイズできます。メンションを付けて特定の担当者に通知することも可能です。
■注意事項
- X-point CloudとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。