「Webフォームから届いた情報を、X-point Cloudの簡易マスタに手作業で登録するのが面倒…」
「申請内容を転記する際にミスが発生してしまい、手戻りが多くて困っている…」
このように、ワークフローシステムにおけるマスタデータの手動更新に、手間や課題を感じていませんか？
もし、Webフォームで受け付けた内容をX-point Cloudの簡易マスタへ自動で登録できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放されることも可能です！
そのうえ、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化はノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはX-point Cloudの簡易マスタを更新する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
フォーム送信でX-point Cloudの簡易マスタへ自動登録する
試してみる
■概要
フォームで受け付けた情報を、手作業でX-point Cloudの簡易マスタへ登録する業務に手間を感じていませんか。 この作業は単純ですが、入力ミスや登録漏れのリスクが伴い、担当者にとっては負担になりがちです。 このワークフローを活用すれば、フォームが送信されるだけでX-point Cloudの簡易マスタへのデータ登録が自動で完了するため、こうした定型業務の効率化を実現し、ヒューマンエラーを防止します。
■このテンプレートをおすすめする方
- X-point Cloudの簡易マスタへのデータ登録を手作業で行っている方
- フォームからの情報登録業務を自動化し、入力ミスをなくしたいと考えている方
- ツール連携や登録の自動化により、マスタ管理業務全体の効率化を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームが送信されると、自動でX-point Cloudの簡易マスタへデータが登録されるため、手作業の時間を削減できます。
- 手作業によるデータの転記がなくなることで、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、X-point CloudをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームを選択し、「回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでX-point Cloudの「簡易マスタにデータを追加」アクションを設定し、フォームで受け付けた情報を紐付けます。
- 最後に、オペレーションでメール機能の「メールを送る」アクションを設定し、担当者へ登録完了の通知などを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるフォームでは、X-point Cloudの簡易マスタに登録したい情報に応じて、質問項目を自由に設定可能です。
- X-point Cloudのオペレーション設定では、データの登録先となるマスタコードや各項目を任意で指定できます。
- メール通知のオペレーションでは、通知先を自由に設定でき、本文にフォームの回答内容を変数として埋め込むことも可能です。
■注意事項
- X-point CloudとYoomを連携してください。
フォーム送信でX-point Cloudの簡易マスタへ自動登録するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Yoomの入力フォームが送信されたら、その内容をX-point Cloudの簡易マスタへ自動で登録するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：X-point Cloud
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- X-point Cloudのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- フォームのトリガー設定とX-point Cloud・メール送信アクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
フォーム送信でX-point Cloudの簡易マスタへ自動登録する
試してみる
■概要
フォームで受け付けた情報を、手作業でX-point Cloudの簡易マスタへ登録する業務に手間を感じていませんか。 この作業は単純ですが、入力ミスや登録漏れのリスクが伴い、担当者にとっては負担になりがちです。 このワークフローを活用すれば、フォームが送信されるだけでX-point Cloudの簡易マスタへのデータ登録が自動で完了するため、こうした定型業務の効率化を実現し、ヒューマンエラーを防止します。
■このテンプレートをおすすめする方
- X-point Cloudの簡易マスタへのデータ登録を手作業で行っている方
- フォームからの情報登録業務を自動化し、入力ミスをなくしたいと考えている方
- ツール連携や登録の自動化により、マスタ管理業務全体の効率化を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームが送信されると、自動でX-point Cloudの簡易マスタへデータが登録されるため、手作業の時間を削減できます。
- 手作業によるデータの転記がなくなることで、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、X-point CloudをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームを選択し、「回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでX-point Cloudの「簡易マスタにデータを追加」アクションを設定し、フォームで受け付けた情報を紐付けます。
- 最後に、オペレーションでメール機能の「メールを送る」アクションを設定し、担当者へ登録完了の通知などを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるフォームでは、X-point Cloudの簡易マスタに登録したい情報に応じて、質問項目を自由に設定可能です。
- X-point Cloudのオペレーション設定では、データの登録先となるマスタコードや各項目を任意で指定できます。
- メール通知のオペレーションでは、通知先を自由に設定でき、本文にフォームの回答内容を変数として埋め込むことも可能です。
■注意事項
- X-point CloudとYoomを連携してください。
ステップ1：X-point Cloudのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するX-point Cloudのマイアプリ登録方法を解説します。
※事前にYoomとX-point Cloudにログインしてください。
X-point Cloudのマイアプリ連携
マイアプリ画面にある
+新規接続ボタンをクリックすると、入力欄が表示されます。
X-point Cloudと入力し、表示されたアプリをクリックしましょう。
注釈を確認し、サブドメイン、クライアントID、ドメインコードをそれぞれ入力します。
入力できたら追加をクリックしてください。
userとpasswordを入力したら、loginをクリックしましょう。
ステップ2：該当のテンプレートをコピー
以下のバナーにある試してみるボタンをクリックしてください。
フォーム送信でX-point Cloudの簡易マスタへ自動登録する
試してみる
■概要
フォームで受け付けた情報を、手作業でX-point Cloudの簡易マスタへ登録する業務に手間を感じていませんか。 この作業は単純ですが、入力ミスや登録漏れのリスクが伴い、担当者にとっては負担になりがちです。 このワークフローを活用すれば、フォームが送信されるだけでX-point Cloudの簡易マスタへのデータ登録が自動で完了するため、こうした定型業務の効率化を実現し、ヒューマンエラーを防止します。
■このテンプレートをおすすめする方
- X-point Cloudの簡易マスタへのデータ登録を手作業で行っている方
- フォームからの情報登録業務を自動化し、入力ミスをなくしたいと考えている方
- ツール連携や登録の自動化により、マスタ管理業務全体の効率化を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームが送信されると、自動でX-point Cloudの簡易マスタへデータが登録されるため、手作業の時間を削減できます。
- 手作業によるデータの転記がなくなることで、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、X-point CloudをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームを選択し、「回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでX-point Cloudの「簡易マスタにデータを追加」アクションを設定し、フォームで受け付けた情報を紐付けます。
- 最後に、オペレーションでメール機能の「メールを送る」アクションを設定し、担当者へ登録完了の通知などを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるフォームでは、X-point Cloudの簡易マスタに登録したい情報に応じて、質問項目を自由に設定可能です。
- X-point Cloudのオペレーション設定では、データの登録先となるマスタコードや各項目を任意で指定できます。
- メール通知のオペレーションでは、通知先を自由に設定でき、本文にフォームの回答内容を変数として埋め込むことも可能です。
■注意事項
- X-point CloudとYoomを連携してください。
テンプレートのコピーに成功すると、以下の画面が表示されますのでOKをクリックしましょう。
なお、コピーしたテンプレートはYoomのマイプロジェクトから確認できます。
ステップ3：フォームトリガーの設定
フォームをクリックします。
今回ご紹介するテンプレートでは、Yoomのフォームを利用します。
フォームにはデフォルトで、コード、名称の項目が設定されています。
項目を追加したい場合は、+質問を追加をクリックし設定を行ってください。
完了ページの設定はYoomの有料プランでご利用いただけます。
他にも有料プランのみで利用できる機能がございますので、ご興味のある方は以下のリンク先をご確認ください。
次に、共有フォーム利用時のフローボットの起動者を設定します。
デフォルトで設定されていますが、プルダウンメニューから選択することも可能です。
ご自身の状況に合わせて設定してください。
ここまで確認できたら次へをクリックします。
このページでは、実際にフォームを受け取った場合と同じように、取得した値を設定することで次の処理でテスト利用することができます。
入力できたら完了をクリックしましょう。
※フローボットの設定が完了後、トリガーをONにすると、回答ページが有効になりますのでご確認ください。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ4：X-point Cloudの簡易マスタにデータを追加する設定
簡易マスタにデータを追加をクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。
マスターコードを設定します。
入力欄をクリックし、使用したい簡易マスタを選択してください。
※今回は簡易マスタに登録するアクションを利用していますので、共有マスタは設定できません。
簡易マスタとして登録したものを設定してください。
簡易マスタとして登録しているものは、以下の赤枠の項目のようにマスタコードが表示されています。
コードにはデフォルトで取得した値が設定されています。
項目名だけではなく、実際の値が表示されているのを確認してください。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
また、取得した値は以下のように入力欄をクリックすることで設定できます。
名称にもデフォルトで取得した値が設定されていますので、項目名だけではなく、実際の値が表示されているのを確認してください。
ここまで確認できたらテストをクリックしましょう。
※テストをクリックすると実際にデータが追加されます。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
