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「X-point Cloudで申請書を管理する際に、毎回同じ内容の確認コメントを手入力している…」
「申し送り事項をコメントで残すルールだが、忙しいとつい忘れてしまう…」
このような定型的なコメント入力や、それに伴う入力漏れなどの手作業に課題を感じている方も多いのではないでしょうか。
もし、申請書に対してあらかじめ設定した定型文や必要な情報をコメントとして自動で追加できる仕組みがあれば、こうした手入力の手間やヒューマンエラーから解放されるでしょう。
そのうえ、より重要な申請内容の確認や承認といったコア業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化はノーコードで簡単に設定でき、手間や時間もかからないので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはX-point Cloudの申請書へコメントを追加する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、Yoomのフォーム送信をトリガーに、X-point Cloudの申請書へ自動でコメントを追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：X-point Cloud
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
※事前にYoomと使用するアプリにログインしてください。
注釈を確認し、サブドメイン、クライアントID、ドメインコードをそれぞれ入力します。
入力できたら追加をクリックしてください。
userとpasswordを入力したら、loginをクリックしましょう。
事前準備
X-point Cloudにテスト用の書類を申請しておく
今回ご紹介するテンプレートでは、申請している書類に自動でコメントを追加します。
まずはテスト用に申請書類を用意しておきましょう。
今回は以下の書類を用意しました。
以下のバナーにある試してみるボタンをクリックしてください。
テンプレートのコピーに成功すると、以下の画面が表示されますのでOKをクリックしましょう。
なお、コピーしたテンプレートはYoomのマイプロジェクトから確認できます。
コメント入力フォームをクリックします。
今回ご紹介するテンプレートでは、Yoomのフォームを利用します。
フォームにはデフォルトで、書類ID、コメントの内容の項目が設定されています。
項目を追加したい場合は、+質問を追加をクリックし設定を行ってください。
完了ページの設定はYoomの有料プランでご利用いただけます。
他にも有料プランのみで利用できる機能があるので、下記でご確認ください。
次に、共有フォーム利用時のフローボットの起動者を設定します。
デフォルトで設定されていますが、プルダウンメニューから選択することも可能です。
ご自身の状況に合わせて設定してください。
ここまで確認できたら次へをクリックします。
このページでは、実際にフォームを受け取った場合と同じように、取得した値を設定することで次の処理でテスト利用できます。
入力できたら完了をクリックしましょう。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
書類（申請）にコメントを追加をクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。
書類IDにはデフォルトで取得した値が設定されています。
項目名だけではなく、実際の値が表示されているのを確認してください。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
また、取得した値は以下のように入力欄をクリックすることで設定できます。
コメント内容も同様に取得した値が設定されています。
項目名だけではなく、実際の値が表示されているのを確認しましょう。
重要コメントフラグについては今回使用しないため空欄ですが、使用したい方は注釈を確認し設定してください。
ここまで確認できたらテストをクリックしましょう。
※プルダウンメニューから選ぶと選択した値が固定値となり、このテンプレートを通して行う全てのコメントの設定に適用されますのでご注意ください。
テストに成功すると、テスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
X-point Cloudの書類にコメントが追加されています。
メールを送るをクリックします。
今回はYoomのメール機能を利用しますが、変更をクリックすることで別アプリに変えることもできます。
※別アプリに変更する際はマイアプリ連携が必要となりますのでご注意ください。
Toを設定します。
今回は固定メンバーに送信するため直接入力していますが、例えばフォームにメールアドレスの項目を作成し、取得した値を設定することでその都度相手を指定して利用することもできます。
件名、本文はデフォルトで設定されていますが、自由に編集可能です。
直接入力するだけではなく、取得した値を利用することもできます。
※本文の{{○○}}といった形式で表示されている箇所に、取得した値を設定しています。
その他の項目について、今回は使用しないため空欄ですが、使用したい方は注釈を確認し設定してください。
※Toや件名、本文も含めて直接入力した箇所は固定値となり、このテンプレートを通して送信する全てのメールに設定されますのでご注意ください。
ここまで設定できたら次へをクリックしましょう。
メールの送信内容には実際に送信するメール内容が表示されます。
表示内容を確認し、問題なければテストをクリックしましょう。
※テストをクリックすると、実際にメールが送信されます。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
Toに設定したアドレスへメールが送信されていますのでご確認ください。
先ほどのYoomの画面で完了をクリックすると以下の画面が表示されます。
トリガーをONをクリックしてください。
トリガーをONにしたら実際にフローが起動するか確認してみましょう。
お疲れ様でした！
以上がYoomのフォーム送信をトリガーに、X-point Cloudの申請書へ自動でコメントを追加するフローでした！
承認時の通知やAIによる申請内容の要約、さらには関連ドキュメントの自動保存まで、煩雑な管理作業をすべて自動化できます。
外部フォームからの自動起票やデータベースを用いた一括操作など、高度な運用もノーコードで実現可能です。
手作業による転記や確認漏れを減らし、本来注力すべき業務に集中できるスマートな基盤を構築しましょう。
X-point Cloudのコメント追加を自動化することで、これまで手作業で行っていた定型的なコメント入力や申し送り事項の転記作業をなくし、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、担当者は面倒な入力作業から解放され、申請内容の確認や承認といった本来集中すべき業務に時間を使えるようになります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Yoomフォーム以外をきっかけにできますか？
A：
はい、できます。
例えばX-point Cloudの書類（申請）が提出されたらなどのトリガーに変更し、書類（申請）が提出された際にフローボットを起動させることも可能です。
また、他のアプリも利用できますので、メールがやチャットアプリにメッセージが届いた際などをきっかけにフローボットを起動させることもできます。
Q：指定したX-point Cloudの書類IDが見つからないとどうなりますか？
Q：コメント追加以外のX-point Cloudの操作も自動化できますか？
A：
はい、できます。
YoomとX-point Cloudを連携することで、書類（申請）を差し戻すなど様々なアクションを実行できます。
