「X-point Cloudで申請書を管理する際に、毎回同じ内容の確認コメントを手入力している…」
「申し送り事項をコメントで残すルールだが、忙しいとつい忘れてしまう…」
このような定型的なコメント入力や、それに伴う入力漏れなどの手作業に課題を感じている方も多いのではないでしょうか。
もし、申請書に対してあらかじめ設定した定型文や必要な情報をコメントとして自動で追加できる仕組みがあれば、こうした手入力の手間やヒューマンエラーから解放されるでしょう。
そのうえ、より重要な申請内容の確認や承認といったコア業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化はノーコードで簡単に設定でき、手間や時間もかからないので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはX-point Cloudの申請書へコメントを追加する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
X-point Cloudの申請書へコメントを追加する
試してみる
■概要
X-point Cloudで管理している申請書に対して、都度コメントを手作業で追加していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、追加漏れや内容の転記ミスといったリスクも伴います。 このワークフローを活用すれば、フォームに内容を入力するだけで、X-point Cloudの申請書へのコメント追加を自動化できるため、こうした課題を減らし、業務の正確性と効率性を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- X-point Cloudでの申請書管理において、コメント追加の作業に手間を感じている方
- 申請書に関するやり取りを効率化し、関係者への情報共有漏れを防ぎたいチームリーダーの方
- 手作業によるX-point Cloudへの情報入力を減らし、業務を標準化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信をトリガーにX-point Cloudへコメントが自動で追加されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手入力によるコメントの追加漏れや、内容の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、X-point CloudをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、コメント内容などを入力するためのフォームを設定します。
- 次に、オペレーションでX-point Cloudの「書類（申請）にコメントを追加」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションで「メールを送る」アクションを設定し、コメント追加が完了した旨を関係者に通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーで設定する質問項目は、対象の書類IDやコメント内容など、業務に合わせて任意の内容で設定してください。
- 「メールを送る」オペレーションでは、通知したい相手のメールアドレスや、件名・本文の内容を自由にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項
- X-point CloudとYoomを連携してください。
X-point Cloudでコメントを自動追加するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Yoomのフォーム送信をトリガーに、X-point Cloudの申請書へ自動でコメントを追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：X-point Cloud
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- X-point Cloudのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- フォームトリガーの設定とX-point Cloud・メール送信のアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
X-point Cloudの申請書へコメントを追加する
試してみる
■概要
X-point Cloudで管理している申請書に対して、都度コメントを手作業で追加していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、追加漏れや内容の転記ミスといったリスクも伴います。 このワークフローを活用すれば、フォームに内容を入力するだけで、X-point Cloudの申請書へのコメント追加を自動化できるため、こうした課題を減らし、業務の正確性と効率性を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- X-point Cloudでの申請書管理において、コメント追加の作業に手間を感じている方
- 申請書に関するやり取りを効率化し、関係者への情報共有漏れを防ぎたいチームリーダーの方
- 手作業によるX-point Cloudへの情報入力を減らし、業務を標準化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信をトリガーにX-point Cloudへコメントが自動で追加されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手入力によるコメントの追加漏れや、内容の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、X-point CloudをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、コメント内容などを入力するためのフォームを設定します。
- 次に、オペレーションでX-point Cloudの「書類（申請）にコメントを追加」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションで「メールを送る」アクションを設定し、コメント追加が完了した旨を関係者に通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーで設定する質問項目は、対象の書類IDやコメント内容など、業務に合わせて任意の内容で設定してください。
- 「メールを送る」オペレーションでは、通知したい相手のメールアドレスや、件名・本文の内容を自由にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項
- X-point CloudとYoomを連携してください。
ステップ1：X-point Cloudのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
※事前にYoomと使用するアプリにログインしてください。
X-point Cloudのマイアプリ連携
マイアプリ画面にある
+新規接続ボタンをクリックすると、入力欄が表示されます。
X-point Cloudと入力し、表示されたアプリをクリックしましょう。
注釈を確認し、サブドメイン、クライアントID、ドメインコードをそれぞれ入力します。
入力できたら追加をクリックしてください。
userとpasswordを入力したら、loginをクリックしましょう。
事前準備
X-point Cloudにテスト用の書類を申請しておく
今回ご紹介するテンプレートでは、申請している書類に自動でコメントを追加します。
まずはテスト用に申請書類を用意しておきましょう。
今回は以下の書類を用意しました。
ステップ2：該当のテンプレートをコピー
以下のバナーにある試してみるボタンをクリックしてください。
X-point Cloudの申請書へコメントを追加する
試してみる
■概要
X-point Cloudで管理している申請書に対して、都度コメントを手作業で追加していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、追加漏れや内容の転記ミスといったリスクも伴います。 このワークフローを活用すれば、フォームに内容を入力するだけで、X-point Cloudの申請書へのコメント追加を自動化できるため、こうした課題を減らし、業務の正確性と効率性を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- X-point Cloudでの申請書管理において、コメント追加の作業に手間を感じている方
- 申請書に関するやり取りを効率化し、関係者への情報共有漏れを防ぎたいチームリーダーの方
- 手作業によるX-point Cloudへの情報入力を減らし、業務を標準化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信をトリガーにX-point Cloudへコメントが自動で追加されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手入力によるコメントの追加漏れや、内容の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、X-point CloudをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、コメント内容などを入力するためのフォームを設定します。
- 次に、オペレーションでX-point Cloudの「書類（申請）にコメントを追加」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションで「メールを送る」アクションを設定し、コメント追加が完了した旨を関係者に通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーで設定する質問項目は、対象の書類IDやコメント内容など、業務に合わせて任意の内容で設定してください。
- 「メールを送る」オペレーションでは、通知したい相手のメールアドレスや、件名・本文の内容を自由にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項
- X-point CloudとYoomを連携してください。
テンプレートのコピーに成功すると、以下の画面が表示されますのでOKをクリックしましょう。
なお、コピーしたテンプレートはYoomのマイプロジェクトから確認できます。
ステップ3：フォームトリガーの設定
コメント入力フォームをクリックします。
今回ご紹介するテンプレートでは、Yoomのフォームを利用します。
フォームにはデフォルトで、書類ID、コメントの内容の項目が設定されています。
項目を追加したい場合は、+質問を追加をクリックし設定を行ってください。
完了ページの設定はYoomの有料プランでご利用いただけます。
他にも有料プランのみで利用できる機能があるので、下記でご確認ください。
次に、共有フォーム利用時のフローボットの起動者を設定します。
デフォルトで設定されていますが、プルダウンメニューから選択することも可能です。
ご自身の状況に合わせて設定してください。
ここまで確認できたら次へをクリックします。
このページでは、実際にフォームを受け取った場合と同じように、取得した値を設定することで次の処理でテスト利用できます。
入力できたら完了をクリックしましょう。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ4：X-point Cloudの書類にコメントを追加する設定
書類（申請）にコメントを追加をクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。
書類IDにはデフォルトで取得した値が設定されています。
項目名だけではなく、実際の値が表示されているのを確認してください。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
また、取得した値は以下のように入力欄をクリックすることで設定できます。
コメント内容も同様に取得した値が設定されています。
項目名だけではなく、実際の値が表示されているのを確認しましょう。
重要コメントフラグについては今回使用しないため空欄ですが、使用したい方は注釈を確認し設定してください。
ここまで確認できたらテストをクリックしましょう。
※プルダウンメニューから選ぶと選択した値が固定値となり、このテンプレートを通して行う全てのコメントの設定に適用されますのでご注意ください。
