■概要
日々多くのメールが届く中で、特定のメールを手作業でフォルダに移動させるのは手間がかかる作業ではないでしょうか。Gmailの標準機能でルールを設定しても、より複雑な条件でのフォルダ移動は難しい場合があります。 このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際のフォルダ移動をルールに基づいて自動化でき、手作業による整理の手間や見落としのリスクを減らすことが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- 特定の送信者からのメールが多く、Gmailでの手動フォルダ移動に時間を要している方
- 設定したルールに沿ってメールを自動で振り分け、業務の抜け漏れを防ぎたい方
- 手作業でのメール整理をなくし、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで特定のメールを受信した際に、設定したルールで自動的にフォルダ移動が完了するため、手作業での振り分けにかかる時間を削減します。
- 手動での移動漏れや誤ったフォルダへの振り分けといったヒューマンエラーを防ぎ、メール管理の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」フローが起動するように設定します。
- オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを取得する」を設定し、メールの振り分け条件などをまとめた情報を取得します。
- 次に、分岐機能を設定し、取得した情報をもとに後続の処理を分岐させます。
- オペレーションでGmailの「メッセージIDの一覧を取得」を設定します。
- 最後に、Gmailの「特定のメッセージにラベルを追加」を設定し、対象のメールにラベルを付与することでフォルダ移動を完了させます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローを起動するきっかけとなるメールのラベルを任意で設定してください。
- Microsoft Excelでは、メールの振り分け条件の判定に利用するレコードの取得条件を任意で設定することが可能です。
- 分岐機能では、前段で取得した情報などを用いて、後続のオペレーションを分岐させる条件を自由にカスタマイズできます。
- GmailでメッセージIDを取得する際やメッセージにラベルを追加する際には、固定値だけでなく前段のオペレーションで取得した情報を変数として利用し、動的に設定できます。
■注意事項
- Gmail、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Microsoft Excelに対して値の取得を行う際は、データベースを操作するオペレーションの設定をご参照ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
