■概要
Boxでファイルを共有する際、プロジェクトの状況などに応じてコラボレーターの権限を手動で変更する作業は手間がかかり、設定漏れのリスクも伴います。 特に管理するフォルダやユーザーが多い場合、その負担は大きくなりがちです。 このワークフローを活用すれば、指定したBoxフォルダのコラボレーション権限を定期的にチェックし、自動で閲覧者へ変更できます。手作業によるBoxのコラボ権限変更の手間を減らし、セキュリティを保ちながら効率的なファイル管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 手作業でのBoxコラボレーター権限変更に、手間や煩雑さを感じている方
- 多数の共有フォルダのアクセス権限を定期的に見直し、一括で整理したい管理者の方
- セキュリティポリシー遵守のため、Boxのコラボ権限を自動で変更したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 定期的なスケジュールでBoxのコラボ権限を自動で変更するため、手作業での確認や更新作業にかかる時間を短縮できます。
- 手動での操作による権限の変更漏れや設定ミスを防ぎ、フォルダのセキュリティポリシーを正確に維持することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、ワークフローを定期的に実行するよう設定します。
- 続いて、オペレーションでBoxの「特定フォルダのコラボレーション情報のリストを取得」を選択し、対象フォルダを指定します。
- 次に、「繰り返し処理」を用いてコラボレーションIDのリストをループ変数として取得します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「コラボレーション情報を更新」を設定し、取得した情報をもとにコラボレーターの権限を閲覧者に変更します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーの設定では、権限変更を実行したい任意の頻度（毎日、毎週、毎月など）や時間帯を指定できます。
- Boxの各オペレーションでは、コラボレーション権限を変更したい対象のフォルダを任意で設定してください。
■注意事項
- BoxとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーションは、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
