■概要
Outlookカレンダーで特定の予定が登録された際に、関連する別の予定を手動で作成することに手間を感じていたり、登録漏れが発生したりすることはないでしょうか。 このワークフローを活用すれば、特定の予定登録をトリガーとして、関連する別の予定を自動で作成することが可能です。カレンダーの運用を効率化し、手作業による予定の自動作成を実現することで、スケジュール管理の精度を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで、特定の予定に関連する別の予定を手作業で登録している方
- カレンダーを活用したチームの予定を自動作成し、スケジュール管理を効率化したいマネージャーの方
- 繰り返し発生するカレンダー登録業務を自動化し、本来のコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 特定の予定が登録されると、関連する別の予定が自動作成されるため、これまで手作業で行っていたカレンダー登録の時間を短縮できます。
- 手作業による予定の登録漏れや、日時・内容の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なスケジュール管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「カレンダーにイベントが登録されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、予定の件名など特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 次に、オペレーションで計算処理を設定し、トリガーで取得した日時情報をもとに、新しい予定の日時を算出します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「指定のユーザーのカレンダーにイベントを登録する」アクションを設定し、新しい予定を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーおよびオペレーションのOutlook設定では、対象となるユーザーIDを任意で設定してください。
- 分岐機能では、トリガーで取得した予定の件名や参加者などの情報をもとに、ワークフローを起動する条件を自由にカスタマイズできます。
- 計算処理では、新しい予定の日時を、元の予定から何日前、何時間後にするかなどを任意で調整可能です。
- Outlookで新しく作成する予定のタイトル、開始日時、終了日時、本文などの内容は、任意の値やトリガーから取得した情報を組み合わせて設定できます。
■注意事項
- OutlookとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
