Outlookで重要なメール受信したら、メッセージを移動する
Outlookで重要なメール受信したら、メッセージを移動する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Outlook
を自動連携できます。
■概要
日々大量に届くOutlookのメール管理に手間取っていませんか？特に重要なメールを見逃さないための手作業での振り分けは、時間がかかり面倒な作業です。このワークフローは、Outlookにおけるメールの自動化を実現し、特定の件名を持つメールを受信した際に、自動で指定のフォルダへメッセージを移動させます。手作業によるメール整理の手間を省き、重要な連絡の見落としを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookの受信トレイが整理できず、重要なメールを見落としがちな方
- 特定の送信者や件名のメールを手作業でフォルダ分けしている営業や管理部門の方
- Outlookでの定型的なメール業務を自動化し、生産性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 特定のメールが受信されると自動で指定フォルダに移動されるため、手作業での振り分けや整理に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動でのメール整理による移動ミスや、重要なメールの見落としといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実なメール管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでOutlookの「 特定のメッセージを取得 」アクションを設定し、トリガーで検知したメールの情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メッセージを移動」アクションを設定し、取得したメッセージを指定のフォルダへ移動させます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールの受信フォルダや、件名に含まれるキーワードを任意で設定してください。
- Outlookの特定のメッセージを取得するアクションでは、メールID、展開プロパティ、本文の形式などを業務に合わせてカスタマイズできます。
- メッセージを移動させるフォルダは、固定のフォルダを指定するだけでなく、前段のステップで取得した情報を変数として利用し、動的に設定することも可能です。
■注意事項
- OutlookとYoomを連携してください
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください
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