コラボフローで承認されたら、帳票を出力してGoogle Driveにアップロードする
コラボフローで承認されたら、帳票を出力してGoogle Driveにアップロードする
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
コラボフロー
と
Google Drive™
を自動連携できます。
■概要
コラボフローで申請が承認された後、帳票を出力して手作業でファイルサーバーやクラウドストレージに保存する、といった業務に手間を感じていませんか？ この一連の作業は定型的でありながら、対応漏れや保存ミスが許されないため、担当者の負担になりがちです。 このワークフローを活用すれば、コラボフローでの承認をトリガーにして、対象の帳票を自動で出力し、Google Driveの指定フォルダへ保存できます。承認後の定型業務を自動化し、スムーズな文書管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- コラボフローでの承認後、帳票の出力や保存作業を手作業で行っている方
- コラボフローとGoogle Driveを連携させ、文書管理を効率化したいと考えている方
- 稟議や申請に関する一連のプロセスを自動化し、業務の標準化を進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- コラボフローで書類が承認されると、帳票の出力からGoogle Driveへのアップロードまでが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手動でのファイル保存時に発生しがちな、ファイルの保存忘れや格納フォルダの間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、コラボフローとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでコラボフローを選択し、「見積書が承認されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでコラボフローの「帳票を出力」アクションを設定し、承認された申請の帳票を出力します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、出力した帳票ファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション。
■このワークフローのカスタムポイント
- コラボフローのトリガー設定では、見積書だけでなく、任意の経路の承認をトリガーとして設定することが可能です。
- Google Driveにファイルをアップロードするオペレーションでは、保存する際のファイル名や、格納先のフォルダを任意で設定できます。
■注意事項
- コラボフロー、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
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特定のキーワードを含むファイルが作成されたら
フローボットオペレーション
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グループ情報の更新
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フローボットトリガー
経路のWebhookを受信したら（Webhook起動）
フローボットオペレーション
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フローボットトリガー
新しくファイル・フォルダが作成されたら特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら特定のキーワードを含むファイルが更新されたら特定のキーワードを含むファイルが作成されたら
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