■概要
コラボフローで申請が承認された後、帳票を出力してファイルストレージに格納する作業を手作業で行っていませんか。この一連の作業は定型的でありながら、対応漏れや格納ミスが許されないため、担当者の負担になりがちです。 このワークフローを活用すれば、コラボフローでの承認をトリガーに、自動で帳票を出力しOneDriveへアップロードすることが可能です。承認後の帳票管理業務を効率化し、より重要な業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
- コラボフローで承認された後の帳票出力やファイル管理を手作業で行っている方
- 定型的なファイル管理業務の時間を短縮し、業務全体の生産性を向上させたい方
- 手作業によるファイルのアップロードミスや格納忘れなどのリスクを減らしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- コラボフローでの承認後、帳票の出力からOneDriveへのアップロードまでが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による帳票の出力忘れや、異なるフォルダへのアップロードといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、コラボフローとOneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでコラボフローを選択し、「見積書が承認されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでコラボフローの「帳票を出力」アクションを設定し、承認された申請内容をもとに帳票を出力します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、出力した帳票ファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- コラボフローのトリガー設定では、テンプレートで設定されている見積書だけでなく、任意の経路が承認された際にフローが起動するように設定できます。
- OneDriveにファイルをアップロードするオペレーションでは、保存する際のファイル名や、格納先となるフォルダを任意で設定可能です。
■注意事項
- コラボフロー、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
