■概要
コラボフローで申請が承認された後、帳票を出力してMicrosoft SharePointにアップロードする作業を手動で行っていませんか？ この一連の作業は定型的でありながら、対応漏れやミスが許されないため、担当者の負担になりがちです。 このワークフローを活用すれば、コラボフローでドキュメントが承認されると、自動で帳票が出力されMicrosoft SharePointにアップロードされるため、手作業による手間やミスを削減し、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- コラボフローで承認された帳票の出力と共有に手間を感じている方
- Microsoft SharePointへのファイルアップロードを手作業で行っている方
- 申請承認からファイル保管までを一気通貫で自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- コラボフローでの承認後、帳票の出力からMicrosoft SharePointへのアップロードまでが自動化され、手作業の時間を削減できます。
- 手作業によるファイルの保存ミスやアップロード漏れを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、コラボフローとMicrosoft SharePointをYoomに連携します。
- 次に、トリガーでコラボフローを選択し、「見積書が承認されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでコラボフローの「帳票を出力」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、出力した帳票ファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- コラボフローのトリガー設定では、自動化の対象としたい任意の経路の承認時にWebhookが通知されるように設定が可能です。
- Microsoft SharePointにファイルをアップロードするオペレーションでは、保存する際のファイル名や、格納先となるフォルダを任意で設定できます。
■注意事項
- コラボフロー、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
