■概要
ネクストSFAで管理している案件情報を、別途Google スプレッドシートに転記して管理しているものの、手作業での更新に手間を感じている方も多いのではないでしょうか。このワークフローは、ネクストSFAとGoogle スプレッドシートを連携させ、案件情報が更新されると、Google スプレッドシートのレコードを自動で作成・更新するものです。手作業による転記の手間や更新漏れといった課題を解消し、効率的なデータ管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- ネクストSFAとGoogle スプレッドシートを連携させ、案件情報の管理を効率化したいと考えている方
- 案件情報の自動更新を手作業で行っており、入力ミスや反映漏れといった課題を解消したい方
- ネクストSFAのデータをスプレッドシートで集計・分析する機会が多い営業担当者やマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- ネクストSFAで案件情報が更新されると、Google スプレッドシートへ自動で連携・更新されるため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を削減できます
- 手作業によるデータ入力が不要となることで、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとネクストSFAをYoomと連携します
- 次に、トリガーでネクストSFAを選択し、「案件が更新されたら」を設定します
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」を設定し、更新された案件情報がスプレッドシート上に既に存在するかを確認します
- 次に、分岐機能を設定し、前段のオペレーションで取得したレコードの有無に応じて後続の処理を分けます
- レコードが存在した場合はGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」を、存在しなかった場合は「レコードを追加する」をそれぞれ設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートで既存レコードを検索する際に、検索のキーとなる項目（案件IDなど）や検索条件を任意に設定してください
- 分岐機能では、前段のGoogle スプレッドシートの検索結果（レコードの有無など）をもとに、後続の処理を分岐させる条件を任意で設定できます
- Google スプレッドシートのレコードを更新、または追加するアクションでは、対象のスプレッドシートやシート、更新・追加したい項目などを任意で指定してください
■注意事項
- ネクストSFA、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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