■概要
フォームから回答が送信されるたびに、手作業でHubSpotの情報を検索し、Google スプレッドシートに転記する業務は手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローは、フォームへの回答をきっかけに、HubSpotで特定の項目をフィルタ検索し、その結果をGoogle スプレッドシートへ自動で追加する一連のプロセスを自動化します。これにより、面倒な手作業から解放され、データの正確性を保ちながら業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォーム回答を元にHubSpotの情報を参照し、手動で転記作業を行っている方
- HubSpotとGoogle スプレッドシートを併用し、データ連携の非効率さに課題を感じている方
- 顧客情報の管理プロセスを自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム回答からデータ追加までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることが可能になります
- 手動での検索やコピー&ペーストによる入力間違い、転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データ管理の正確性を向上させます
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとHubSpotをYoomと連携します
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、フォームが送信されたらフローが起動するように設定します
- 次に、オペレーションでHubSpotの「項目を検索(フィルタ検索)」アクションを設定し、フォームの回答内容に基づいて情報を検索します
- 次に、繰り返し処理を設定し、検索でヒットした複数の情報を1件ずつ処理できるようにします
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、検索結果をシートに追加します
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーでは、ユーザーの用途に合わせてフォームのタイトルや質問項目を任意で編集してください
- HubSpotの「項目を検索(フィルタ検索)」では、フォームの回答内容と照合したい任意のフィルタ条件を設定してください
- Google スプレッドシートにレコードを追加する際は、出力先となる任意のスプレッドシートIDとシート名(タブ名)を設定してください
■注意事項
- HubSpot、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。