■概要
Airtableで管理している顧客情報などを基に、請求書や見積書といったPDF書類を作成する際、手作業での転記やファイル生成に手間を感じていませんか？手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、Airtableへのレコード登録をトリガーとして、Google ドキュメントのテンプレートからPDFを自動で作成し、該当のレコードに添付までを完結させることが可能です。面倒なAirtableからのPDF作成業務を自動化し、業務の正確性と効率を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Airtableの情報を基にしたPDF作成を手作業で行っており、効率化したいと考えている方
- 見積書や契約書などの定型書類の発行業務が多く、入力ミスなどのリスクを減らしたい方
- 書類作成からAirtableへのファイル添付までを、一気通貫で自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Airtableへのレコード登録をきっかけにPDF作成から添付までが自動で実行されるため、これまで書類作成に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、金額や宛名の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、書類の正確性を保つことに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、AirtableとGoogle ドキュメントをYoomと連携します
- 次に、トリガーでAirtableを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します
- その後、オペレーションでGoogle ドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、Airtableのレコード情報を差し込んでPDFを作成します
- 最後に、オペレーションでAirtableの「レコードにファイルを添付」アクションを設定し、発行したPDFファイルを元のレコードに添付します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Airtableのトリガー設定では、自動化の対象としたいベースIDおよびテーブルIDを任意で設定してください
- Google ドキュメントの「書類を発行する」オペレーションでは、テンプレートとして使用するドキュメントのファイルID、PDFの保存先となるGoogle DriveのフォルダID、そして出力するPDFのファイル名を任意の値で設定します
■注意事項
- Airtable、Google ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- AirtableのアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は「『取得する値』を追加する方法」をご参照ください。
