■概要
Airtableで管理している情報を基に、都度Microsoft Excelで見積書や請求書を作成し、PDF化する作業に手間を感じていないでしょうか。手作業による情報の転記は、入力ミスや添付漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。 このワークフローを活用すれば、Airtableへのレコード登録をきっかけに、Microsoft ExcelでのPDF作成からレコードへのファイル添付までを自動化し、こうした書類作成に関する課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Airtableの情報を基に、手作業でMicrosoft ExcelのPDF作成を行っている方
- Airtableを活用した書類作成業務で、入力ミスなどのヒューマンエラーを減らしたい方
- 定型的な書類発行業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Airtableへのレコード登録だけで、Microsoft ExcelでのPDF作成から添付までが自動で完結するため、書類作成にかかる時間を短縮できます
- 手作業でのデータ転記やファイル添付が不要になるため、入力間違いや添付漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、AirtableとMicrosoft ExcelをYoomと連携します
- 次に、トリガーでAirtableを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「書類を発行する」アクションを設定して、Airtableの情報を基にPDF書類を作成します
- 最後に、オペレーションでAirtableの「レコードにファイルを添付」アクションを設定し、発行したPDFを元のレコードに添付します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Airtableのトリガー設定では、自動化の対象としたい任意のベースID、テーブルIDを設定してください
- Microsoft Excelのオペレーション設定では、PDFのテンプレートとなるMicrosoft Excelシートが格納されている保存場所を任意で設定してください
■注意事項
- Airtable、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります
- AirtableのアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は「『取得する値』を追加する方法」をご参照ください。
