■概要
Chatworkで増え続けるコンタクト情報を手作業で管理するのは手間がかかり、更新漏れも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、定期的にChatworkのコンタクト一覧を自動で取得し、Microsoft Excelへ追加することが可能です。手作業による情報管理から解放され、常に最新のリストを維持できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Chatworkのコンタクト管理を手作業で行っており、手間を感じている方
- Microsoft Excelで顧客リストなどを管理しており、情報を自動で更新したい方
- Chatworkのコンタクト一覧を棚卸しする業務の自動化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- スケジュール設定に基づき自動で処理が実行されるため、コンタクト一覧の作成や更新にかかる時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記が不要になるため、コピー＆ペーストのミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、ChatworkとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、フローを起動させたい日時を設定します。
- 次に、オペレーションでChatworkの「コンタクト一覧を取得」アクションを設定します。
- 次に、取得したコンタクト一覧の情報を1件ずつ処理するため、ループ機能で繰り返し処理を設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、ループで取得した情報を指定のファイルに1行ずつ追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーの設定では、このワークフローを起動したい頻度や日時（毎日、毎週月曜の朝9時など）を任意で設定してください。
- ループ機能の設定では、前段のChatworkで取得したコンタクト一覧のデータの中から、繰り返し処理を行いたい項目を選択してください。
- Microsoft Excelでレコードを追加するアクションを設定する際に、追加先のファイルやシート、カラムなどを任意で指定してください。
■注意事項
- Chatwork、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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