OneDriveでファイルがアップロードされたらOCRし、Google Apps Scriptでスクリプトを自動で実行する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に

Google Apps Script

と

OneDrive

を自動連携できます。

■概要

OneDriveにアップロードされた請求書などの書類情報を手作業で確認し、その内容を基にGoogle Apps Scriptを実行していませんか？この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、OneDriveへのファイルアップロードをきっかけにOCRが文字情報を自動で読み取り、Google Apps Script APIを介してスクリプトを自動実行するため、手作業による処理を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

OneDriveに保存した書類情報を基に、Google Apps Scriptの処理を自動化したい方
手作業でのデータ転記やスクリプト実行に手間やミスを感じている方
Google Apps ScriptのAPIを活用して、より高度な業務自動化を実現したい方

■このテンプレートを使うメリット

ファイルがアップロードされると、文字情報の読み取りからスクリプトの実行までが自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
OCRによる正確なテキスト抽出と自動連携により、手入力による転記ミスやスクリプト実行時のパラメータ設定間違いといったヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

はじめに、OneDriveとGoogle Apps ScriptをYoomと連携します。
次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
続いて、オペレーションでOneDriveの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
最後に、オペレーションでGoogle Apps Scriptの「スクリプトを実行」を設定し、抽出した情報を基に特定の処理を行います。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

OneDriveのトリガー設定では、ファイルのアップロードを検知するフォルダを任意で設定してください。
OCR機能のオペレーションでは、書類の中から読み取りたいテキストの項目を任意で設定可能です。
Google Apps Scriptのオペレーションでは、OCR機能で取得したテキスト情報を変数として、実行するスクリプトに動的に受け渡すことができます。

■注意事項

OneDrive、Google Apps ScriptのそれぞれとYoomを連携してください。
Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。

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使用しているアプリについて

Google Apps Script

YoomではGoogle Apps ScriptのAPIとノーコードで連携し、API経由で自動的にスクリプトを実行することが可能です。例えば、毎日指定の時間にGoogle Apps Scriptのスクリプトを実行したり、SalesforceやNotionなどの他サービスでのイベントをトリガーにスクリプトを実行するといったことが可能です。