Microsoft SharePointでファイルがアップロードされたらOCRし、Google Apps Scriptでスクリプトを自動で実行する
Microsoft SharePointでファイルがアップロードされたらOCRし、Google Apps Scriptでスクリプトを自動で実行する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Google Apps Script
と
Microsoft SharePoint
を自動連携できます。
■概要
Microsoft SharePointにアップロードした請求書や申込書の内容を確認し、その情報を元に手動でGoogle Apps Scriptを実行する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用することで、Microsoft SharePointへのファイルアップロードをきっかけに、OCR機能で文字情報を読み取り、Google Apps ScriptのAPIを自動で呼び出す一連のプロセスを自動化し、手作業による非効率を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft SharePoint上のファイルをもとに、手動でGoogle Apps Scriptを実行している方
- 帳票処理後のGoogle Apps Script APIの呼び出しを自動化し、作業効率を改善したい方
- 手作業によるデータ抽出やスクリプト実行に、手間やヒューマンエラーのリスクを感じている方
■このテンプレートを使うメリット
- SharePointへのアップロードからGoogle Apps ScriptのAPI実行までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動でのデータ読み取りやスクリプト実行が減るため、入力ミスや実行漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft SharePointとGoogle Apps ScriptをYoomに連携します。
- トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」を設定します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
- 続いて、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
- 最後に、Google Apps Scriptのオペレーションでスクリプトを実行するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft SharePointのトリガーでは、ファイルのアップロードを検知するフォルダを任意で設定できます。
- OCR機能では、請求書番号や金額など、抽出したいテキスト項目を自由に設定することが可能です。
- Google Apps Scriptのオペレーションでは、前段階のOCR機能で取得したテキスト情報を変数として、実行するスクリプトに動的に設定できます。
■注意事項
- Microsoft SharePoint、Google Apps ScriptのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
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