■概要
OneDriveに保存したWordやExcelファイルを、提出や共有のために都度PDFへ変換する作業は、数が多くなると手間がかかるのではないでしょうか。 このワークフローを活用すれば、OneDriveの特定フォルダにファイルを追加するだけで、自動でPDFへの変換と指定フォルダへの保存が完了するため、こうした定型業務をスムーズに効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveでファイルを管理しており、手作業でのPDF変換に手間を感じている方
- チームでの資料共有が多く、OneDriveを使ったPDF変換プロセスを統一したい方
- 定型的な書類作成業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- OneDriveの特定フォルダにファイルを追加するだけで自動でPDF変換されるため、これまで手作業で行っていた変換と保存の時間を短縮できます
- 手作業によるファイルの変換忘れや、保存場所の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、新規ファイルのみ後続の処理に進むように条件を指定します
- 次に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをPDF形式でダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをPDFに変換します
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換したPDFファイルを指定のフォルダに保存します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveのトリガー設定やファイルをアップロードするアクションでは、対象とするフォルダのIDやドライブIDなどを任意で設定してください
■注意事項
- OneDriveとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
