■概要
Google Chatでの重要なやり取りを後から確認する際、手作業でメッセージをコピーして転記する作業に手間を感じていませんか？ 手作業では転記漏れやミスが発生する可能性もあり、情報の正確性を担保するのが難しい場合もあります。 このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールで定期的にGoogle Chatのメッセージを一括取得し、自動でGoogle スプレッドシートに情報を蓄積できるため、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Chatのやり取りを議事録やナレッジとして、Google スプレッドシートで管理したい方
- 手作業でのメッセージの転記作業に、時間や手間といった負担を感じているチームリーダーの方
- Google Chatのメッセージを一括取得し、プロジェクトの進捗管理などに活用したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定したスケジュールで自動的に処理が実行されるため、これまで手作業で行っていた情報収集や転記作業の時間を短縮できます。
- 手作業での転記作業が減ることで、コピー＆ペーストのミスや取得漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google ChatとGoogle スプレッドシートをYoomと連携する。
- 次に、トリガーで、スケジュールトリガーを選択し、任意の日時でフローボットを起動するよう設定する。
- 次に、オペレーションで、Google Chatの「メッセージ一覧を取得」アクションを設定する。
- 次に、オペレーションで、繰り返し機能を設定し、取得したメッセージの数だけ次の処理を繰り返すよう設定する。
- 最後に、オペレーションで、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、メッセージ情報を指定のシートに追加する。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは「毎週金曜の17時」や「毎日20時」など、任意のタイミングを設定できます。
- Google Chatのメッセージ一覧を取得するアクションでは、対象となるスペース（Space）を任意で設定してください。
- 繰り返し処理機能では、Google スプレッドシートに記録したい任意の項目を設定できます。
- Google スプレッドシートにレコードを追加するアクションでは、書き込み先のファイルやシート、また書き込むメッセージ内容（本文、送信者、日時など）を任意で設定することが可能です。
■注意事項
- Google ChatとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーションは、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
