■概要
Zoho Invoiceでの請求書作成後、関係者への共有や通知を手作業で行っていませんか？ この作業は都度発生するため手間がかかり、通知漏れなどのミスにつながる可能性もあります。 このワークフローを活用すれば、Zoho Invoiceで請求書を作成するだけで、指定したGoogle Chatのスペースやユーザーへ自動で通知できます。 請求書作成に関連する一連の業務を効率化し、重要な情報の共有を確実なものにします。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoho Invoiceでの請求書作成後の通知業務に手間を感じている経理担当者の方
- 担当案件の請求書発行状況をリアルタイムで把握したい営業担当者やチームリーダーの方
- 請求書作成から共有までの一連のフローを自動化し、業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoho Invoiceで請求書が作成されると自動で通知が飛ぶため、これまで手作業での連絡に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動での通知による宛先間違いや共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Zoho InvoiceとGoogle ChatをYoomに連携します。
- 次に、トリガーでZoho Invoiceを選択し、「請求書が作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、通知したい内容を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Chatへの通知設定では、メッセージを送信したいスペースやユーザーを任意で指定できます。
- 送信するメッセージ本文は、固定のテキストを設定するだけでなく、トリガーで取得した請求書情報（顧客名や金額など）を変数として埋め込むことで、より具体的な内容の通知が可能です。
■注意事項
- Zoho InvoiceとGoogle ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
