■概要
コラボフローで管理しているフォーム項目の一覧を、定期的に棚卸しや資料としてまとめる作業に手間を感じていませんか。手作業で各フォームを確認し、Microsoft Excelへ転記する作業は時間がかかる上に、入力ミスなどのヒューマンエラーも発生しやすくなります。このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールで自動的にコラボフローのフォーム項目を取得し、Microsoft Excelへ出力できるため、こうした定型業務を効率化し、正確なデータ管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- コラボフローのフォーム項目を定期的に取得し、手作業でリスト化している管理部門の方
- フォームの棚卸しや仕様管理を効率化したいと考えている情報システム部門の担当者の方
- コラボフローとMicrosoft Excelを連携させ、データ管理を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 定期的にコラボフローのフォーム項目を自動で取得しMicrosoft Excelに出力するため、これまで手作業に費やしていた時間を別の業務に充てることができます。
- システムが自動で処理を行うため、手作業による転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、コラボフローとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュール機能を設定し、毎日や毎週など、フローボットを起動したい任意のタイミングを指定します。
- 次に、オペレーションでコラボフローの「フォームのパーツ一覧取得」アクションを設定し、項目を取得したい対象のフォームを選択します。
- 次に、オペレーションでループ処理を設定し、取得したフォーム項目を一つずつ処理できるようにします。
- 最後に、ループ処理の中でMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得したフォーム項目の情報を指定のファイルに追記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Excelにレコードを追加するオペレーションでは、コラボフローから取得したフォーム項目の情報（変数）と合わせて、処理を実行した日付などの固定値を組み合わせて出力することも可能です。これにより、管理したいフォーマットに合わせて出力内容を柔軟に設定できます。
■注意事項
- コラボフロー、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
