納品フォームが送信されたら、AIワーカーが納品書を作成して送付する

■概要

フォームから納品依頼を受け付けた後、手作業で納品書を作成し、メールで送付する業務は手間がかかる上に、転記ミスなどのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると自動でAIエージェントが起動し、納品書の作成から送付までを完結させることができるため、こうした課題をスムーズに解消できます。これまで時間を要していた定型業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を構築します。

■このテンプレートをおすすめする方

フォーム情報をもとにした納品書作成業務を手作業で行っている経理や営業事務の方
AIエージェントを活用して、納品書作成をはじめとする書類発行業務を効率化したい方
日々の定型業務に追われ、本来注力すべきコア業務の時間を確保したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

納品フォームの送信を起点に、AIエージェントによる納品書作成から送付までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
手動でのデータ転記や宛先設定の必要が減り、入力ミスや送付間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

はじめに、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
次に、トリガーで「フォームトリガー」を選択し、作成した納品フォームが送信されたらフローが起動するように設定します。
最後に、オペレーションで「AIワーカー」を選択し、フォームで受け取った情報をもとに納品書を作成し、指定の宛先に送付を行うためのマニュアル（指示）を作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

トリガーとして設定するフォームの質問項目は、納品先の情報や品目、金額など、業務内容に合わせて任意で設定可能です。
AIワーカーへの指示内容は、納品書の作成ルールや送付時のメール文面など、要件に応じて自由にカスタマイズできます。また、連携するGoogle スプレッドシートのアカウントも変更できます。
納品書のテンプレートとして使用するGoogle スプレッドシートは、自社で利用しているフォーマットのファイルを任意で設定してください。
納品書を送付するメールの送信元アドレスは、任意のものを設定することが可能です。

■注意事項

Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。AIワーカー内で使用するツール（アプリ）についてもマイアプリ連携が必要です。
ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」ご参照ください。
AIワーカーはマニュアルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】マニュアルの作成方法」をご参照ください。

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