HubSpotで取引が成約ステージに更新されたら、GMOサインで封筒署名を依頼する
HubSpotで取引が成約ステージに更新されたら、GMOサインで封筒署名を依頼する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
GMOサイン
と
HubSpot
を自動連携できます。
■概要
HubSpotで取引が成約した後の、GMOサインでの契約手続きに手間を感じていませんか。手作業での情報転記や書類準備は時間がかかるだけでなく、入力ミスの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、HubSpotの取引ステージが更新されると、自動でGMOサインの封筒を作成し署名依頼までを完結させることが可能です。面倒な契約関連業務を自動化し、より迅速で正確な顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotの成約後に、GMOサインでの封筒作成や署名依頼を手作業で行っている方
- 取引情報を手入力する際の転記ミスや、契約書類の送付漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
- 契約締結までのリードタイムを短縮し、よりスピーディーな営業活動の実現を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotの取引ステージ更新を起点にGMOサインでの署名依頼までが自動化されるため、契約関連業務にかかる時間を短縮することができます。
- システムが自動で情報を連携するため、取引情報の手入力による転記ミスや、署名依頼の対応漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとGMOサインをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「取引が指定のステージに更新されたら」を設定します。
- 続いて、オペレーションでHubSpotの「取引情報の取得」と「コンタクトの取得」を設定し、成約した取引と関連する顧客情報を取得します。
- その後、GMOサインの「アクセストークンの生成」アクションを設定し、API連携の準備を行います。
- 次に、「封筒用文書の登録」アクションで、署名依頼に使用する契約書などの書類を登録します。
- 最後に、「封筒への署名依頼」アクションを設定し、取得した顧客情報をもとに署名依頼を自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- HubSpotのトリガー設定では、フローボットを起動させたい取引ステージ（例：「契約締結済み」など）を任意で設定してください。
- GMOサインの「封筒用文書の登録」アクションでは、契約書や同意書などのファイルを任意で設定できます。
- GMOサインの「封筒への署名依頼」アクションでは、HubSpotから取得した情報の中から文署名や署名依頼の宛先に反映させる項目を任意で設定可能なほか、署名位置なども自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- HubSpot、GMOサインのそれぞれとYoomを連携してください。
- GMOサインでの署名依頼方法は「GMOサインで署名依頼を行う」をご参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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