SPIRALにレコードが作成・更新されたらGMOサインで契約書を送信する
SPIRALにレコードが作成・更新されたらGMOサインで契約書を送信する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
SPIRAL
と
GMOサイン
を自動連携できます。
■概要
SPIRALへのレコード登録や更新後、手作業でGMOサインから契約書を送付する業務は、手間がかかる上に送信ミスなどのリスクも伴います。
このワークフローは、SPIRALのレコード作成・更新をトリガーとして、GMOサインからの契約書送信までを自動化するものです。SPIRALとGMOサインを連携させることで、これらの定型業務を効率化し、担当者の負担を減らしながら、迅速な契約プロセスを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GMOサインとSPIRALを利用しており、手作業での契約書送付に手間を感じている契約担当者の方
- SPIRALへのデータ入力から契約締結までのリードタイムを短縮したい営業担当者や法務担当者の方
- GMOサインとSPIRALの連携を通じて、ヒューマンエラーをなくし業務品質を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- SPIRALのレコード更新をきっかけに、GMOサインでの契約書送信が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業による契約書の宛先間違いや送信漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、契約業務の正確性を高めます。
■ワークフローの流れ
- はじめに、GMOサインとSPIRALをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSPIRALを選択し、「レコードが作成・更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に応じて後続の処理を実行するように設定します。
- 続けて、オペレーションでGMOサインの「アクセストークンの生成」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGMOサインの「テンプレート署名依頼（相手先署名のみ）」を設定し、契約書を送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- SPIRALのトリガー設定では、連携の対象としたい任意のアプリIDやデータベースIDを設定してください。
- 分岐機能では、SPIRALから取得した情報などをもとに、後続のオペレーションを分岐させるための条件を任意で設定してください。
- GMOサインでアクセストークンを生成するアクションでは、ご自身のシークレットキーと顧客IDを設定してください。
- GMOサインで署名依頼を行うアクションでは、テンプレートIDやテンプレート名などの各項目に、固定値やSPIRALから取得した情報を変数として任意で設定してください。
■注意事項
- SPIRAL、GMOサインのそれぞれとYoomを連携してください。
- SPIRAL、GMOサインはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているワークフローのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているワークフローのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプラン、ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- 事前にGMOサインでテンプレートを作成し、利用したい書類のアップロードを行ってください。
差し込み項目を設定しておくことで、Yoomの取得した値を活用できます。
GMOサイン：テンプレート署名依頼について
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また、SPIRALへの情報登録やファイルの添付を自動化するといったことも可能です。
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YoomではGMOサインのAPIをノーコードで活用することができます。例えば、YoomデータベースやSalesforce、kintoneなどの情報で契約書を作成し、自動的にGMOサインを通じて契約書を送付するといったことが可能です。
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@pocketからGMOサインで契約書を送信するフローです。@pocketにおける特定のレコードのステータスを更新することで、GMOサインからの契約書の送信を行えるため、宛先誤りや二重送信の心配が無くなります。
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レコードが作成・更新されたら
署名が完了したら
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