■概要
SPIRALに新しい顧客情報や案件情報が追加されるたびに、手作業でGoogle Driveに案件フォルダを作成し、関連資料を整理するのは手間がかかる作業です。また、手作業ではフォルダ名の命名規則のばらつきや、作成漏れといったミスも発生しがちであり、管理も煩雑になることがあります。このワークフローを活用すれば、SPIRALで特定の条件に合致するレコードが追加された際に自動でGoogle Driveに必要なフォルダを作成するため、これらの課題を解消し、業務の効率化を促進します。
■このテンプレートをおすすめする方
- SPIRALとGoogle Drive間で、手作業による情報連携やフォルダ作成を行っている方
- 顧客管理や案件管理で、手作業によるミスや作業の遅延を減らしたいと考えている方
- 定型的なフォルダ作成業務を自動化し、より重要な業務に時間を割きたい方
■このテンプレートを使うメリット
- SPIRALへのレコード追加を起点に、Google Driveへのフォルダ作成が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業によるフォルダ名の誤りや、作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データ管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、SPIRALとGoogle DriveをそれぞれYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてSPIRALを選択し、「レコードが作成されたら」というアクションを設定し、特定のデータベースIDとアプリIDを指定します。
- 続いて、オペレーションとして分岐機能を設定し、SPIRALから取得したレコード情報の中から、特定の条件に合致する場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveを選択し、「フォルダを作成する」アクションを設定し、指定した親フォルダの中に新しいフォルダを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能のコマンドオペレーションでは、SPIRALから取得したどのフィールドの値が、どのような条件（例：特定のテキストを含む、特定の値に等しいなど）に合致した場合にGoogle Driveへのフォルダ作成を実行するかを任意で設定してください。
- Google Driveの「フォルダを作成する」オペレーションでは、作成するフォルダの名称を固定の文字列にするか、またはSPIRALから取得したレコード情報（例えば顧客名や案件名など）を動的に含めて設定するかを任意で指定できます。また、どの親フォルダ配下に作成するかも指定可能です。
■注意事項
- SPIRAL、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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