フォームに添付されたファイルをinvox受取請求書に格納しGoogle スプレッドシートに追加する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に

invox受取請求書

と

Google スプレッドシート

を自動連携できます。

■概要

取引先からフォームで受け取った請求書を、手作業でinvox受取請求書に登録し、さらにGoogle スプレッドシートへ転記していませんか？こうした一連の作業は時間がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーが発生しやすい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、フォームにファイルが添付・送信されるだけでinvox受取請求書への格納とGoogle スプレッドシートへの情報追加が自動で完了し、請求書関連業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

invox受取請求書とGoogle スプレッドシートの連携を手作業で行っている方
請求書の受付からデータ管理までの一連の流れを自動化したい経理担当者の方
フォームで受け取った請求書データの入力ミスや転記漏れを減らしたい方

■このテンプレートを使うメリット

フォーム送信を起点に、invox受取請求書への登録からGoogle スプレッドシートへの情報追加までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
システムが自動で処理を行うため、手作業によるデータの転記ミスや請求書情報の入力漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■ワークフローの流れ

はじめに、invox受取請求書とGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、請求書ファイルのアップロード項目などを設定したフォームを作成します。
続いて、オペレーションでinvox受取請求書の「請求書を登録」アクションを設定し、フォームに添付されたファイルを取り込みます。
次に、オペレーションで「OCRで文字を抽出」を選択し、invox受取請求書に登録したファイルから必要な情報を抽出します。
最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで抽出した情報を指定のシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

トリガーとなるフォームの質問項目は、請求書情報として取得したい内容に応じて任意で設定してください。
Google スプレッドシートへレコードを追加する際、どのシートのどの列に情報を追加するかは任意で設定可能です。

■注意事項

invox受取請求書、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
invox受取請求書はミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。

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使用しているアプリについて

invox受取請求書

Yoomではinvox受取請求書のAPIとノーコードで連携し、API経由でinvox受取請求書の操作を自動化できます。例えば、Google DriveやDropboxなどに格納された請求書ファイルを自動的にinvox受取請求書に登録したり、アップロードした請求書のワークフロー申請を自動で申請するといったことが可能です。