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【ノーコードで実現】Google Driveにアップロードされた請求書をinvox受取請求書に自動でアップロードする方法
「Google Driveに保存した請求書を、都度invox受取請求書にアップロードしている…」
「毎月発生する作業だけど、手作業だと時間がかかるし、アップロード漏れが心配…」
このように、Google Driveとinvox受取請求書間での手作業による請求書の取り扱いに、手間や心理的な負担を感じていませんか？
もし、Google Driveの特定フォルダに請求書ファイルが追加されると、自動でinvox受取請求書に取り込まれる仕組みがあれば、こうした定型業務から解放され、処理漏れなどのミスを防ぎ、より付加価値の高い業務に集中する時間を生み出せるでしょう！
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できます。
ぜひこの記事を参考にして、日々の請求書処理業務をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGoogle Driveとinvox受取請求書を連携するためのテンプレートが用意されています。今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
■概要受け取った請求書をGoogle Driveに保存した後、手作業でinvox受取請求書にアップロードする作業は手間がかかる上に、登録漏れなどのミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダに請求書ファイルが保存されるだけで、自動でinvox受取請求書への連携と登録が完了するため、こうした課題を円滑に削減し、請求書処理業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方- invox受取請求書とGoogle Driveを連携させ、請求書管理業務を自動化したい方
- 請求書のアップロード忘れや二重登録といった手作業によるミスを減らしたい経理担当者の方
- 請求書の定型的な処理業務を減らして、より生産性の高い業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット- Google Driveにファイルが追加されると自動でinvox受取請求書に登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルのアップロードが減るため、登録漏れやファイル間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■ワークフローの流れ- はじめに、Google Driveとinvox受取請求書をYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションの「分岐機能」を用いて、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでinvox受取請求書の「請求書を登録」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Google Driveのトリガー設定では、請求書ファイルを検知したい対象のフォルダを任意で設定してください。
- 分岐条件は任意で設定が可能です。例えば、ファイル名に「請求書」というテキストが含まれている場合のみ後続の処理を実行する、といった設定ができます。
■注意事項- Google Drive、invox受取請求書のそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているワークフローのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
- invox受取請求書はミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているワークフローのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
- invox受取請求書とGoogle Driveを連携させ、請求書管理業務を自動化したい方
- 請求書のアップロード忘れや二重登録といった手作業によるミスを減らしたい経理担当者の方
- 請求書の定型的な処理業務を減らして、より生産性の高い業務に集中したい方
- Google Driveにファイルが追加されると自動でinvox受取請求書に登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルのアップロードが減るため、登録漏れやファイル間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
- はじめに、Google Driveとinvox受取請求書をYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションの「分岐機能」を用いて、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでinvox受取請求書の「請求書を登録」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを登録します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、請求書ファイルを検知したい対象のフォルダを任意で設定してください。
- 分岐条件は任意で設定が可能です。例えば、ファイル名に「請求書」というテキストが含まれている場合のみ後続の処理を実行する、といった設定ができます。
- Google Drive、invox受取請求書のそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているワークフローのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
- invox受取請求書はミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているワークフローのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
Google Driveとinvox受取請求書の連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にGoogle Driveとinvox受取請求書を連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでGoogle Driveとinvox受取請求書の連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google Drive ／ invox受取請求書
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「Google Driveの特定フォルダで請求書が保存されたら、invox受取請求書に格納する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- Google Driveとinvox受取請求書をマイアプリ連携
- 該当のテンプレートをコピー
- Google Driveのトリガー設定および分岐・invox受取請求書のアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
■概要受け取った請求書をGoogle Driveに保存した後、手作業でinvox受取請求書にアップロードする作業は手間がかかる上に、登録漏れなどのミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダに請求書ファイルが保存されるだけで、自動でinvox受取請求書への連携と登録が完了するため、こうした課題を円滑に削減し、請求書処理業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方- invox受取請求書とGoogle Driveを連携させ、請求書管理業務を自動化したい方
- 請求書のアップロード忘れや二重登録といった手作業によるミスを減らしたい経理担当者の方
- 請求書の定型的な処理業務を減らして、より生産性の高い業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット- Google Driveにファイルが追加されると自動でinvox受取請求書に登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルのアップロードが減るため、登録漏れやファイル間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■ワークフローの流れ- はじめに、Google Driveとinvox受取請求書をYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションの「分岐機能」を用いて、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでinvox受取請求書の「請求書を登録」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Google Driveのトリガー設定では、請求書ファイルを検知したい対象のフォルダを任意で設定してください。
- 分岐条件は任意で設定が可能です。例えば、ファイル名に「請求書」というテキストが含まれている場合のみ後続の処理を実行する、といった設定ができます。
■注意事項- Google Drive、invox受取請求書のそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているワークフローのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
- invox受取請求書はミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているワークフローのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
- invox受取請求書とGoogle Driveを連携させ、請求書管理業務を自動化したい方
- 請求書のアップロード忘れや二重登録といった手作業によるミスを減らしたい経理担当者の方
- 請求書の定型的な処理業務を減らして、より生産性の高い業務に集中したい方
- Google Driveにファイルが追加されると自動でinvox受取請求書に登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルのアップロードが減るため、登録漏れやファイル間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
- はじめに、Google Driveとinvox受取請求書をYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションの「分岐機能」を用いて、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでinvox受取請求書の「請求書を登録」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを登録します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、請求書ファイルを検知したい対象のフォルダを任意で設定してください。
- 分岐条件は任意で設定が可能です。例えば、ファイル名に「請求書」というテキストが含まれている場合のみ後続の処理を実行する、といった設定ができます。
- Google Drive、invox受取請求書のそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているワークフローのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
- invox受取請求書はミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているワークフローのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
ステップ1：Google Driveとinvox受取請求書をマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
Google DriveはGoogle スプレッドシートと同様の手順で連携できます。
invox受取請求書と連携
以下の画面が表示されるので、ログインしてください。
※invox受取請求書は、ミニプラン以上をご利用の方向けのアプリです。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているワークフローのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
※パーソナルプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますよ。詳細は料金プランのページで紹介しているので、ぜひ活用してみてください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
■概要受け取った請求書をGoogle Driveに保存した後、手作業でinvox受取請求書にアップロードする作業は手間がかかる上に、登録漏れなどのミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダに請求書ファイルが保存されるだけで、自動でinvox受取請求書への連携と登録が完了するため、こうした課題を円滑に削減し、請求書処理業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方- invox受取請求書とGoogle Driveを連携させ、請求書管理業務を自動化したい方
- 請求書のアップロード忘れや二重登録といった手作業によるミスを減らしたい経理担当者の方
- 請求書の定型的な処理業務を減らして、より生産性の高い業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット- Google Driveにファイルが追加されると自動でinvox受取請求書に登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルのアップロードが減るため、登録漏れやファイル間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■ワークフローの流れ- はじめに、Google Driveとinvox受取請求書をYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションの「分岐機能」を用いて、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでinvox受取請求書の「請求書を登録」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Google Driveのトリガー設定では、請求書ファイルを検知したい対象のフォルダを任意で設定してください。
- 分岐条件は任意で設定が可能です。例えば、ファイル名に「請求書」というテキストが含まれている場合のみ後続の処理を実行する、といった設定ができます。
■注意事項- Google Drive、invox受取請求書のそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているワークフローのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
- invox受取請求書はミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているワークフローのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
下記の画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。- invox受取請求書とGoogle Driveを連携させ、請求書管理業務を自動化したい方
- 請求書のアップロード忘れや二重登録といった手作業によるミスを減らしたい経理担当者の方
- 請求書の定型的な処理業務を減らして、より生産性の高い業務に集中したい方
- Google Driveにファイルが追加されると自動でinvox受取請求書に登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルのアップロードが減るため、登録漏れやファイル間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
- はじめに、Google Driveとinvox受取請求書をYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションの「分岐機能」を用いて、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでinvox受取請求書の「請求書を登録」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを登録します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、請求書ファイルを検知したい対象のフォルダを任意で設定してください。
- 分岐条件は任意で設定が可能です。例えば、ファイル名に「請求書」というテキストが含まれている場合のみ後続の処理を実行する、といった設定ができます。
- Google Drive、invox受取請求書のそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているワークフローのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
- invox受取請求書はミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているワークフローのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
ステップ3：Google Driveのトリガー設定
まずは「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」をクリックしてください。
連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
フローに戻り、必須項目を設定します。
- トリガーの起動間隔：5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
※ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。 - フォルダID：入力してください。
ここでファイルをアップロードします。
フローに戻り、テストします。
成功したら完了をクリックしましょう。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ4：分岐する設定
ここでは、作成されたものがファイルの場合のみ後続の処理に進むようにします。「分岐する」をクリックしてください。
※「分岐する」オペレーションは、パーソナルプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
パーソナルプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますよ。詳細は料金プランのページで紹介しているので、ぜひ活用してみてください。
ここではすでに設定されているので、内容を確認して完了をクリックしてください。
ステップ5：ファイルをダウンロードする設定
ここでは、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。「ファイルをダウンロードする」をクリックしてください。
※ダウンロード可能なファイル容量は、オペレーションやアプリの仕様によって異なります。
その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、「ファイルの容量制限について」もチェックしてみてください。
連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
ファイルIDは既に取得した値から設定されているので、テストします。
※「←取得した値を設定してください」は削除してください。
成功したら完了をクリックしてください。
ステップ6：請求書を登録する設定
ここでは、ダウンロードしたファイルを登録します。「請求書を登録する」をクリックしてください。
連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
企業IDとデータ化方法を設定してください。
企業IDは下記の手順で確認できます。
ファイルの添付方法を設定します。
テストし、成功したら完了をクリックしましょう。
▼請求書
ステップ7：フロー稼働の準備完了
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていればOKです！早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
invox受取請求書とGmailを使ったその他の自動化例
普段使用している様々なアプリと組み合わせることで、幅広い業務を効率化させられますよ。invox受取請求書を使った自動化例
手動管理に伴う保存漏れやミスを防止し、より正確な経理処理が見込めます。ノーコードで簡単に設定できるため、日々のファイル管理業務にかかる負担を軽減し、より価値のあるコア業務へ集中するための時間を創出できるでしょう。
■概要Gmailで受信した請求書を、都度invox受取請求書へ手作業で登録していませんか？この作業は件数が増えると大きな手間となり、登録漏れなどのミスも発生しがちです。このワークフローは、Gmailとinvox受取請求書を連携させることで、請求書の受領から登録までの一連の流れを自動化します。特定のメールを受信するだけで自動的に処理が実行されるため、手作業の手間とミスを減らし、経理業務の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方- Gmailで受け取った請求書をinvox受取請求書に手動で登録している経理担当者の方
- invox受取請求書とGmailの連携方法を探し、請求書処理を効率化したいと考えている方
- 手作業による請求書の登録漏れや二重登録などのヒューマンエラーを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット- Gmailで請求書を受信するたびに行っていたファイルのダウンロードやアップロード作業が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による請求書の登録漏れや、誤ったファイルをアップロードするといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。
■ワークフローの流れ- はじめに、Gmailとinvox受取請求書をYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでinvox受取請求書を選択し、「請求書を登録」アクションを設定し、受信したメールの添付ファイルを格納するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Gmailのトリガー設定において、ワークフローを起動させるきっかけとなるメールのラベルを任意で設定することが可能です。例えば、事前に「請求書」といったラベルを作成し、特定のメールにそのラベルが付くように設定することで、対象のメールのみを自動化の対象とすることができます。
■注意事項- Gmailとinvox受取請求書のそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- invox受取請求書はミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているワークフローのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
- Gmailで受け取った請求書をinvox受取請求書に手動で登録している経理担当者の方
- invox受取請求書とGmailの連携方法を探し、請求書処理を効率化したいと考えている方
- 手作業による請求書の登録漏れや二重登録などのヒューマンエラーを防ぎたい方
- Gmailで請求書を受信するたびに行っていたファイルのダウンロードやアップロード作業が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による請求書の登録漏れや、誤ったファイルをアップロードするといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。
- はじめに、Gmailとinvox受取請求書をYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでinvox受取請求書を選択し、「請求書を登録」アクションを設定し、受信したメールの添付ファイルを格納するように設定します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定において、ワークフローを起動させるきっかけとなるメールのラベルを任意で設定することが可能です。例えば、事前に「請求書」といったラベルを作成し、特定のメールにそのラベルが付くように設定することで、対象のメールのみを自動化の対象とすることができます。
- Gmailとinvox受取請求書のそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- invox受取請求書はミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているワークフローのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
Google Driveを使った自動化例
フォルダ作成時のチャット通知や、格納されたファイルの承認ワークフロー、外部への送付が可能です。手書き画像のテキスト化や、アプリ間のファイル同期、ステータスに合わせた移動・改名もノーコードで自動化します。
手作業による管理や転記ミスをなくし、常に整理された情報共有環境を構築しましょう。
■概要Google Driveで新しいフォルダを作成した際、関係者への共有をMicrosoft Teamsで行う作業は、単純ですが手間がかかる業務ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google Driveで特定のフォルダ内に新しいフォルダが作成されたことを自動で検知し、指定したMicrosoft Teamsのチャネルへ即座に通知できます。これにより、情報共有の迅速化と連絡漏れの防止を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- Google DriveとMicrosoft Teamsを連携させ、情報共有を効率化したいと考えている方
- プロジェクト単位でのフォルダ共有が多く、関係者への迅速な通知フローを構築したい方
- 手作業による連絡の遅れや共有漏れを防ぎ、業務の正確性を高めたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット- Google Driveにフォルダが作成されると自動でMicrosoft Teamsに通知が飛ぶため、これまで手作業で行っていた連絡の手間を削減できます。
- 手動での通知による連絡漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有の仕組みを構築できます。
■ワークフローの流れ- はじめに、Google DriveとMicrosoft TeamsのアカウントをそれぞれYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定し、監視したい親フォルダを指定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定します。トリガーで取得した新しいフォルダ名やURLなどの情報を含めたメッセージを、指定のチャネルに送信するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Google Driveのトリガー設定では、通知のきっかけとしたいフォルダを任意で指定してください。
- Microsoft Teamsのオペレーションでは、通知先のチームやチャネル、送信するメッセージ内容を自由にカスタマイズすることが可能です。
- Microsoft Teamsとの連携には、一般法人向けのMicrosoft 365プランが必要です。家庭向けプランの場合、認証に失敗する可能性があるためご注意ください。
■注意事項- Google Drive、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
手書きのメモや書類の内容を、都度PCに手入力で転記する作業に手間を感じていませんか。
このワークフローを活用すれば、Google Driveにアップロードされた手書きの画像ファイルをOCR機能で自動でテキスト化し、その内容をもとにJootoへタスクを追加する一連の流れを自動化できます。面倒な転記作業をなくし、情報の共有とタスク管理をスムーズにします。■このテンプレートをおすすめする方- 手書きの議事録やメモをOCRでデータ化し、タスク管理を効率化したいと考えている方
- Google DriveとJootoを利用しており、手作業での情報連携に課題を感じている方
- 現場からの手書き報告書をもとにしたタスク作成プロセスを自動化したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット- 手書きの画像ファイルをアップロードするだけでタスクが自動作成されるため、これまで手作業でのOCR処理や転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力間違いやタスクの作成漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。
■ワークフローの流れ- はじめに、Google DriveとJootoをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- 次に、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを読み取ります。
- 最後に、オペレーションでJootoの「タスクを追加」アクションを設定し、OCRで読み取ったテキスト情報をもとにタスクを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント- OCR機能では、読み取りたい手書きの画像ファイルから特定の項目のみを抽出するように任意で設定が可能です。
- Jootoでタスクを追加する際に、タスクの説明欄などにOCR機能で読み取ったテキスト情報を変数として埋め込むなど、自由にカスタマイズが可能です。
■注意事項- Google Drive、JootoのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCR_AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているワークフローのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
■概要Google Driveに格納された請求書や申請書などのファイルをもとに、手作業で承認依頼の連絡やMicrosoft Excelへの記録を行っていませんか？こうした定型的な業務は、対応漏れや転記ミスの原因となりがちです。このワークフローを活用すれば、Google Driveへのファイル格納をきっかけに、担当者への承認依頼と承認後のMicrosoft Excelへの記録を自動で実行できます。一連の承認プロセスを効率化し、業務の正確性を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方- Google Driveに格納されたファイルをもとに、手動で承認プロセスを進めている方
- 承認後の情報をMicrosoft Excelへ転記する作業に手間を感じているチームリーダーの方
- ファイル管理から承認、記録までの一連のフローを自動化し、業務の抜け漏れを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット- Google Driveへのファイル格納から承認依頼、Microsoft Excelへの記録までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による承認依頼の送信漏れや、Microsoft Excelへの転記ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。
■ワークフローの流れ- はじめに、Google DriveとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで「承認を依頼する」アクションを設定し、担当者へ承認依頼を送信します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、承認されたファイルに関する情報を指定のファイルに追記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Google Driveのトリガー設定では、どのフォルダにファイルが格納された際にこのワークフローを起動させるか、対象となるフォルダのIDを任意で設定してください。
■注意事項- Google Drive、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要Google Driveにアップロードした請求書や契約書などを、承認後に取引先へGmailで送付する、といった定型業務はございませんか？手作業での対応は、確認漏れや誤送信のリスクがあるだけでなく、他の重要な業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、Google Driveへのファイル格納をきっかけに、承認依頼からGmailでのファイル送付までを一気通貫で自動化し、こうした課題をスムーズに削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方- Google Driveで管理している請求書などを手作業でメール送付している経理・総務担当者の方
- チームで作成した資料の共有前に、承認フローを挟む必要があり非効率だと感じている方
- Google DriveとGmailを使ったファイル共有のプロセスを自動化し、ヒューマンエラーを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット- Google Driveへのファイル格納をトリガーに承認依頼とGmailでの送付が自動化され、これまで手作業で行っていた一連の作業時間を短縮できます。
- 手動でのファイル添付や宛先指定が減るため、送信ミスや承認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。
■ワークフローの流れ- はじめに、Google DriveとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで、Google Driveの「画像ファイル・PDFファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
- 続けて、オペレーションで「承認を依頼する」アクションを設定し、任意の担当者へ承認を依頼します。
- 最後に、承認された場合にのみ後続の処理が実行されるよう設定した上で、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを添付して送付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Google Driveのトリガー設定では、「承認依頼用」や「顧客送付用」など、特定のフォルダのみを監視対象として任意で設定できます。
- Gmailでメールを送るアクションでは、宛先や件名、本文の内容を自由にカスタマイズし、Google Driveから取得したファイル名などを自動で差し込むことも可能です。
■注意事項- Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
■概要
定期的なバックアップやチーム間でのファイル共有のために、Google DriveとDropbox間で手作業のファイル移動を行っていませんか。
こうした定型的な作業は手間がかかるだけでなく、作業のし忘れといったリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、指定した日時にGoogle Drive内の複数ファイルを自動でDropboxへ格納できるため、手作業によるファイル管理の非効率を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google DriveとDropboxを併用しており、定期的なファイル移行に手間を感じている方
- 複数ツール間でのファイル管理を効率化し、バックアップ体制を強化したい情報システム担当者の方
- 手作業によるファイル移動での共有漏れや、作業忘れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定した日時に自動で処理が実行されるため、これまで手作業で行っていたファイル移動の時間を削減できます。
- 手作業で起こりうるファイルの移動漏れや格納先の間違いといったミスを防ぎ、確実なファイル管理を実現します。
■ワークフローの流れ
- はじめに、Google DriveとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで、スケジュールトリガーを選択し、ワークフローを起動したい日時を設定します。
- オペレーションで、Google Driveの「特定フォルダ内のファイル・フォルダの一覧を取得」アクションを設定し、対象フォルダを指定します。
- 続いて、繰り返し処理機能を設定し、取得したファイル情報をもとに、後続の処理をファイルの数だけ繰り返します。
- 繰り返し処理の中で、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
- 最後に、Dropboxの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveでファイル一覧を取得するアクションで、対象としたいフォルダのIDを任意で設定してください。
- 繰り返し処理の中でGoogle Driveからファイルをダウンロードする際に、ファイルIDを動的に指定してください。
- Dropboxにファイルをアップロードするアクションで、格納先のフォルダパスやファイル名、ファイルの添付方法を任意で設定してください。
■注意事項
- Google Drive、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
メールで受け取ったWordファイルを、都度オンラインのコンバーターでPDFに変換し、手作業でフォルダに保存する業務に手間を感じていませんか。
このワークフローは、特定のGmailを受信したことをきっかけに、添付されたWordファイルをRPA機能が自動でPDFに変換し、Google Driveへ格納します。手作業で行っていた一連のファイル変換と保存作業を自動化し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Wordで作成された請求書や見積書などをメールで受け取り、PDFで保存している方
- 手作業でのファイル形式の変換や、フォルダへの格納作業に手間を感じている方
- オンラインのWebサイトなどを利用した定型業務を自動化し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信をトリガーにファイル変換から保存までを自動で実行するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動でのファイル変換やアップロード作業がなくなるため、変換ミスや保存漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■ワークフローの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定し、添付ファイルを取得します。
- 次に、オペレーションの分岐機能で、添付ファイルが存在する場合のみ後続のアクションが実行されるよう設定します。
- 次に、オペレーションのRPA機能で、任意のword to pdf converter onlineのサイトを開き、取得したファイルをアップロードしてPDFに変換・ダウンロードするようブラウザ操作を設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたPDFファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、起動の条件となるメールのキーワード（件名、差出人など）を任意に設定できます。
- 分岐機能では、ファイル形式の判定など、前段のオペレーションで取得した情報を基に後続処理の実行条件を自由にカスタマイズ可能です。
- RPA機能では、操作したいWebページのURLやクリックするボタンなどを自由に設定でき、前段で取得した情報を変数として利用することも可能です。
- Google Driveへのファイルアップロードでは、格納先のフォルダやファイル名を、固定値や前段で取得した情報を変数として設定できます。
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているワークフローのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691 - ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているワークフローのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要GitHubでのIssue管理に際し、関連するドキュメントや資料をGoogle Driveで手動作成・管理することに手間を感じていませんか。Issueごとにフォルダを作成し、情報を整理する作業は、単純ながらも抜け漏れや命名ミスが発生しやすい業務です。
このワークフローを活用することで、GitHubとGoogle Driveをスムーズに連携できます。GitHubで新しいIssueが作成されると、その内容に応じたフォルダがGoogle Driveに自動で作成されるため、管理の手間やヒューマンエラーを削減し、開発業務に集中できる環境を整えます。■このテンプレートをおすすめする方- GitHubでプロジェクト管理を行い、Google Driveで関連資料を保管している開発チームの方
- GitHubとGoogle Drive間での手作業による情報整理に、非効率や課題を感じている方
- Issueごとのドキュメント管理を自動化し、業務の属人化を防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- GitHubでIssueが作成されるたびに、自動でGoogle Driveにフォルダが生成されるため、これまで手作業で行っていたフォルダ作成の時間を短縮します
- Issueの情報に基づいたフォルダが自動で作られるため、作成漏れや命名規則の間違いといった人為的なミスを防ぎ、管理体制を標準化できます
■ワークフローの流れ- はじめに、GitHubとGoogle DriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGitHubを選択し、「Issueが新しく作成されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「フォルダを作成する」アクションを設定し、GitHubのIssue情報を元にしたフォルダを作成するように設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント- Google Driveでフォルダを作成する際、フォルダ名にGitHubのIssueタイトルや番号など、トリガーで取得した情報を変数として動的に設定することが可能です
- また、「【対応中】」のような固定のテキストとIssueの情報を組み合わせることで、チームのルールに合わせた命名規則でのフォルダ作成を自動化できます
■注意事項- GitHub、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要Notionで管理しているプロジェクトやタスク情報が更新された際に、関連するGoogle Drive上のファイル名を一つひとつ手作業で変更するのは手間がかかり、更新漏れの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Notionのページが更新されると、指定したGoogle Driveのファイル名が自動で更新されるため、手作業によるファイル管理の煩雑さやヒューマンエラーといった課題を削減し、ドキュメント管理の正確性を高めます。■このテンプレートをおすすめする方- NotionとGoogle Driveでドキュメントや成果物を管理しており、手動での情報更新に手間を感じている方
- Notionのステータス変更などに応じて、関連ファイルの情報を常に最新の状態に保ちたいと考えている方
- ファイル名の変更漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、情報管理の精度を向上させたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット- Notionのページ更新に連動してGoogle Driveのファイル名が自動で変更されるため、手作業による更新作業の時間を短縮します。
- ファイル名の変更漏れや入力ミスを防ぎ、Notion上の情報とGoogle Driveのファイル名の整合性を保ち、データ管理を効率化します。
■ワークフローの流れ- はじめに、NotionとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「ページが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」を設定し、更新されたページの詳細情報を取得します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件を満たした場合にのみ、後続のアクションが実行されるようにします。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイル名を更新する」を設定し、取得したNotionの情報を元にファイル名を更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント- Notionのトリガー設定では、監視対象としたいデータソースのIDを任意で設定してください。
- Notionでレコードを取得するアクションでは、どのページの情報を取得するかをIDなどの条件で任意に設定してください。
- 分岐機能では、どのような条件（例：特定のステータスへの変更）でファイル名更新を実行するかを任意で設定してください。
- Google Driveでファイル名を更新するアクションでは、対象のファイルIDと、Notionから取得したどの情報を新しいファイル名にするかを任意で設定してください。
■注意事項- Notion、Google DriveのそれぞれとYoomに連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているワークフローのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Asanaでのタスク管理とGoogle Driveでのファイル管理は多くのチームで採用されていますが、タスク完了後に手動でファイルを整理するのは手間がかかり、更新漏れの原因にもなりがちです。このワークフローは、AsanaとGoogle Driveの連携を自動化し、特定のタスクが完了した際に、関連ファイルを指定のフォルダへ自動で移動させます。これにより、手作業によるファイル整理の手間をなくし、よりスムーズなプロジェクト管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- AsanaとGoogle Driveを併用し、タスク完了後のファイル整理に手間を感じている方
- 手作業でのファイル移動による、格納場所の間違いや更新漏れといったミスを防ぎたい方
- AsanaとGoogle Driveの連携を通じて、プロジェクト管理の自動化を推進したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaでのタスク完了をトリガーにファイルが自動で移動するため、これまで手作業で行っていたGoogle Driveのファイル整理時間を短縮することができます
- AsanaとGoogle Driveの連携を自動化することで、ファイルの移動忘れや格納場所の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます
■ワークフローの流れ
- はじめに、AsanaとGoogle DriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトのタスクが完了したら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、Asanaのタスク情報から移動対象のファイルIDを抽出します
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルの格納先フォルダを変更」アクションを設定し、抽出した情報をもとにファイルを移動させます
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaのトリガー設定では、自動化の対象としたいワークスペースおよびプロジェクトを任意で設定してください
- Google Driveのオペレーション設定では、ファイルの移動元となる現在のフォルダと、移動先のフォルダをそれぞれ任意で設定してください
■注意事項
- Asana、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Asanaのタスクに、Google Driveの関連ファイルのIDを登録しておいてください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google DriveとMicrosoft Teamsを連携させ、情報共有を効率化したいと考えている方
- プロジェクト単位でのフォルダ共有が多く、関係者への迅速な通知フローを構築したい方
- 手作業による連絡の遅れや共有漏れを防ぎ、業務の正確性を高めたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveにフォルダが作成されると自動でMicrosoft Teamsに通知が飛ぶため、これまで手作業で行っていた連絡の手間を削減できます。
- 手動での通知による連絡漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有の仕組みを構築できます。
■ワークフローの流れ
- はじめに、Google DriveとMicrosoft TeamsのアカウントをそれぞれYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定し、監視したい親フォルダを指定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定します。トリガーで取得した新しいフォルダ名やURLなどの情報を含めたメッセージを、指定のチャネルに送信するよう設定します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、通知のきっかけとしたいフォルダを任意で指定してください。
- Microsoft Teamsのオペレーションでは、通知先のチームやチャネル、送信するメッセージ内容を自由にカスタマイズすることが可能です。
- Microsoft Teamsとの連携には、一般法人向けのMicrosoft 365プランが必要です。家庭向けプランの場合、認証に失敗する可能性があるためご注意ください。
■注意事項
- Google Drive、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
このワークフローを活用すれば、Google Driveにアップロードされた手書きの画像ファイルをOCR機能で自動でテキスト化し、その内容をもとにJootoへタスクを追加する一連の流れを自動化できます。面倒な転記作業をなくし、情報の共有とタスク管理をスムーズにします。
- 手書きの議事録やメモをOCRでデータ化し、タスク管理を効率化したいと考えている方
- Google DriveとJootoを利用しており、手作業での情報連携に課題を感じている方
- 現場からの手書き報告書をもとにしたタスク作成プロセスを自動化したいチームリーダーの方
- 手書きの画像ファイルをアップロードするだけでタスクが自動作成されるため、これまで手作業でのOCR処理や転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力間違いやタスクの作成漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。
- はじめに、Google DriveとJootoをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- 次に、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを読み取ります。
- 最後に、オペレーションでJootoの「タスクを追加」アクションを設定し、OCRで読み取ったテキスト情報をもとにタスクを作成します。
- OCR機能では、読み取りたい手書きの画像ファイルから特定の項目のみを抽出するように任意で設定が可能です。
- Jootoでタスクを追加する際に、タスクの説明欄などにOCR機能で読み取ったテキスト情報を変数として埋め込むなど、自由にカスタマイズが可能です。
- Google Drive、JootoのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCR_AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているワークフローのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
- Google Driveに格納されたファイルをもとに、手動で承認プロセスを進めている方
- 承認後の情報をMicrosoft Excelへ転記する作業に手間を感じているチームリーダーの方
- ファイル管理から承認、記録までの一連のフローを自動化し、業務の抜け漏れを防ぎたい方
- Google Driveへのファイル格納から承認依頼、Microsoft Excelへの記録までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による承認依頼の送信漏れや、Microsoft Excelへの転記ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。
- はじめに、Google DriveとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで「承認を依頼する」アクションを設定し、担当者へ承認依頼を送信します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、承認されたファイルに関する情報を指定のファイルに追記します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、どのフォルダにファイルが格納された際にこのワークフローを起動させるか、対象となるフォルダのIDを任意で設定してください。
- Google Drive、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Google Driveで管理している請求書などを手作業でメール送付している経理・総務担当者の方
- チームで作成した資料の共有前に、承認フローを挟む必要があり非効率だと感じている方
- Google DriveとGmailを使ったファイル共有のプロセスを自動化し、ヒューマンエラーを防ぎたい方
- Google Driveへのファイル格納をトリガーに承認依頼とGmailでの送付が自動化され、これまで手作業で行っていた一連の作業時間を短縮できます。
- 手動でのファイル添付や宛先指定が減るため、送信ミスや承認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。
- はじめに、Google DriveとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで、Google Driveの「画像ファイル・PDFファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
- 続けて、オペレーションで「承認を依頼する」アクションを設定し、任意の担当者へ承認を依頼します。
- 最後に、承認された場合にのみ後続の処理が実行されるよう設定した上で、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを添付して送付します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、「承認依頼用」や「顧客送付用」など、特定のフォルダのみを監視対象として任意で設定できます。
- Gmailでメールを送るアクションでは、宛先や件名、本文の内容を自由にカスタマイズし、Google Driveから取得したファイル名などを自動で差し込むことも可能です。
- Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
■概要
定期的なバックアップやチーム間でのファイル共有のために、Google DriveとDropbox間で手作業のファイル移動を行っていませんか。
こうした定型的な作業は手間がかかるだけでなく、作業のし忘れといったリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、指定した日時にGoogle Drive内の複数ファイルを自動でDropboxへ格納できるため、手作業によるファイル管理の非効率を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google DriveとDropboxを併用しており、定期的なファイル移行に手間を感じている方
- 複数ツール間でのファイル管理を効率化し、バックアップ体制を強化したい情報システム担当者の方
- 手作業によるファイル移動での共有漏れや、作業忘れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定した日時に自動で処理が実行されるため、これまで手作業で行っていたファイル移動の時間を削減できます。
- 手作業で起こりうるファイルの移動漏れや格納先の間違いといったミスを防ぎ、確実なファイル管理を実現します。
■ワークフローの流れ
- はじめに、Google DriveとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで、スケジュールトリガーを選択し、ワークフローを起動したい日時を設定します。
- オペレーションで、Google Driveの「特定フォルダ内のファイル・フォルダの一覧を取得」アクションを設定し、対象フォルダを指定します。
- 続いて、繰り返し処理機能を設定し、取得したファイル情報をもとに、後続の処理をファイルの数だけ繰り返します。
- 繰り返し処理の中で、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
- 最後に、Dropboxの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveでファイル一覧を取得するアクションで、対象としたいフォルダのIDを任意で設定してください。
- 繰り返し処理の中でGoogle Driveからファイルをダウンロードする際に、ファイルIDを動的に指定してください。
- Dropboxにファイルをアップロードするアクションで、格納先のフォルダパスやファイル名、ファイルの添付方法を任意で設定してください。
■注意事項
- Google Drive、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
メールで受け取ったWordファイルを、都度オンラインのコンバーターでPDFに変換し、手作業でフォルダに保存する業務に手間を感じていませんか。
このワークフローは、特定のGmailを受信したことをきっかけに、添付されたWordファイルをRPA機能が自動でPDFに変換し、Google Driveへ格納します。手作業で行っていた一連のファイル変換と保存作業を自動化し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Wordで作成された請求書や見積書などをメールで受け取り、PDFで保存している方
- 手作業でのファイル形式の変換や、フォルダへの格納作業に手間を感じている方
- オンラインのWebサイトなどを利用した定型業務を自動化し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信をトリガーにファイル変換から保存までを自動で実行するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動でのファイル変換やアップロード作業がなくなるため、変換ミスや保存漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■ワークフローの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定し、添付ファイルを取得します。
- 次に、オペレーションの分岐機能で、添付ファイルが存在する場合のみ後続のアクションが実行されるよう設定します。
- 次に、オペレーションのRPA機能で、任意のword to pdf converter onlineのサイトを開き、取得したファイルをアップロードしてPDFに変換・ダウンロードするようブラウザ操作を設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたPDFファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、起動の条件となるメールのキーワード（件名、差出人など）を任意に設定できます。
- 分岐機能では、ファイル形式の判定など、前段のオペレーションで取得した情報を基に後続処理の実行条件を自由にカスタマイズ可能です。
- RPA機能では、操作したいWebページのURLやクリックするボタンなどを自由に設定でき、前段で取得した情報を変数として利用することも可能です。
- Google Driveへのファイルアップロードでは、格納先のフォルダやファイル名を、固定値や前段で取得した情報を変数として設定できます。
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているワークフローのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691 - ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているワークフローのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
このワークフローを活用することで、GitHubとGoogle Driveをスムーズに連携できます。GitHubで新しいIssueが作成されると、その内容に応じたフォルダがGoogle Driveに自動で作成されるため、管理の手間やヒューマンエラーを削減し、開発業務に集中できる環境を整えます。
- GitHubでプロジェクト管理を行い、Google Driveで関連資料を保管している開発チームの方
- GitHubとGoogle Drive間での手作業による情報整理に、非効率や課題を感じている方
- Issueごとのドキュメント管理を自動化し、業務の属人化を防ぎたいと考えている方
- GitHubでIssueが作成されるたびに、自動でGoogle Driveにフォルダが生成されるため、これまで手作業で行っていたフォルダ作成の時間を短縮します
- Issueの情報に基づいたフォルダが自動で作られるため、作成漏れや命名規則の間違いといった人為的なミスを防ぎ、管理体制を標準化できます
- はじめに、GitHubとGoogle DriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGitHubを選択し、「Issueが新しく作成されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「フォルダを作成する」アクションを設定し、GitHubのIssue情報を元にしたフォルダを作成するように設定します
- Google Driveでフォルダを作成する際、フォルダ名にGitHubのIssueタイトルや番号など、トリガーで取得した情報を変数として動的に設定することが可能です
- また、「【対応中】」のような固定のテキストとIssueの情報を組み合わせることで、チームのルールに合わせた命名規則でのフォルダ作成を自動化できます
- GitHub、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
このワークフローを活用すれば、Notionのページが更新されると、指定したGoogle Driveのファイル名が自動で更新されるため、手作業によるファイル管理の煩雑さやヒューマンエラーといった課題を削減し、ドキュメント管理の正確性を高めます。
- NotionとGoogle Driveでドキュメントや成果物を管理しており、手動での情報更新に手間を感じている方
- Notionのステータス変更などに応じて、関連ファイルの情報を常に最新の状態に保ちたいと考えている方
- ファイル名の変更漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、情報管理の精度を向上させたいチームリーダーの方
- Notionのページ更新に連動してGoogle Driveのファイル名が自動で変更されるため、手作業による更新作業の時間を短縮します。
- ファイル名の変更漏れや入力ミスを防ぎ、Notion上の情報とGoogle Driveのファイル名の整合性を保ち、データ管理を効率化します。
- はじめに、NotionとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「ページが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」を設定し、更新されたページの詳細情報を取得します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件を満たした場合にのみ、後続のアクションが実行されるようにします。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイル名を更新する」を設定し、取得したNotionの情報を元にファイル名を更新します。
- Notionのトリガー設定では、監視対象としたいデータソースのIDを任意で設定してください。
- Notionでレコードを取得するアクションでは、どのページの情報を取得するかをIDなどの条件で任意に設定してください。
- 分岐機能では、どのような条件（例：特定のステータスへの変更）でファイル名更新を実行するかを任意で設定してください。
- Google Driveでファイル名を更新するアクションでは、対象のファイルIDと、Notionから取得したどの情報を新しいファイル名にするかを任意で設定してください。
- Notion、Google DriveのそれぞれとYoomに連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているワークフローのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Asanaでのタスク管理とGoogle Driveでのファイル管理は多くのチームで採用されていますが、タスク完了後に手動でファイルを整理するのは手間がかかり、更新漏れの原因にもなりがちです。このワークフローは、AsanaとGoogle Driveの連携を自動化し、特定のタスクが完了した際に、関連ファイルを指定のフォルダへ自動で移動させます。これにより、手作業によるファイル整理の手間をなくし、よりスムーズなプロジェクト管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- AsanaとGoogle Driveを併用し、タスク完了後のファイル整理に手間を感じている方
- 手作業でのファイル移動による、格納場所の間違いや更新漏れといったミスを防ぎたい方
- AsanaとGoogle Driveの連携を通じて、プロジェクト管理の自動化を推進したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaでのタスク完了をトリガーにファイルが自動で移動するため、これまで手作業で行っていたGoogle Driveのファイル整理時間を短縮することができます
- AsanaとGoogle Driveの連携を自動化することで、ファイルの移動忘れや格納場所の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます
■ワークフローの流れ
- はじめに、AsanaとGoogle DriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトのタスクが完了したら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、Asanaのタスク情報から移動対象のファイルIDを抽出します
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルの格納先フォルダを変更」アクションを設定し、抽出した情報をもとにファイルを移動させます
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaのトリガー設定では、自動化の対象としたいワークスペースおよびプロジェクトを任意で設定してください
- Google Driveのオペレーション設定では、ファイルの移動元となる現在のフォルダと、移動先のフォルダをそれぞれ任意で設定してください
■注意事項
- Asana、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Asanaのタスクに、Google Driveの関連ファイルのIDを登録しておいてください。
まとめ
Google Driveとinvox受取請求書の連携を自動化することで、これまで手作業で行っていた請求書のアップロード作業の手間を削減し、処理漏れや遅延といったヒューマンエラーを防ぐことが見込めます。
これにより、経理担当者は毎月の請求書処理という定型業務から解放され、より迅速かつ正確に支払い業務を進められるようになり、分析や改善といった本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし請求書処理の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：Google Driveのファイル名にルールを指定して検知できますか？
A：
はい、できます。
その場合はトリガーを「特定のキーワードを含むファイルが作成されたら」に変更し、ファイル名に請求書、などを指定してください。
Q：invox受取請求書への登録完了後にGoogle Drive側のファイルを自動整理できますか？
A：
はい、できます。
例えば処理済みフォルダに移動したり、ファイル名の先頭に処理済みと追加したりすることが可能です。
フローの最後に「ファイルの格納先フォルダを変更」や「ファイル名を変更する」を追加し、必要項目を設定してください。
Q：取り込み完了時にSlackやメールで完了通知を出せますか？
A：
はい、できます。
こちらもフローの最後にチャットツールやメールツールのアクションを追加し、必要項目を設定してください。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
