請求書ファイルをGoogle Driveに格納する
請求書ファイルをGoogle Driveに格納する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Google Drive™
を自動連携できます。
■概要
取引先から受け取った請求書ファイルを、手作業でリネームしてGoogle Driveの特定フォルダに格納する作業は、件数が増えるほど手間がかかり、保存漏れなどのミスも起こりやすくなります。このワークフローを活用すれば、フォームで受け取った請求書ファイルを自動でGoogle Driveに格納できるため、手作業による手間やヒューマンエラーを解消し、請求書管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 請求書の受け取りから格納までを手作業で行っており、手間を感じている経理担当者の方
- Google Driveを活用したファイル管理のさらなる効率化を目指している情報システム部の方
- 請求書ファイルの保存漏れや格納ミスといったヒューマンエラーを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームで受け取った請求書を自動でGoogle Driveに格納するため、手作業での保存や移動に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業がなくなることで、ファイルの保存漏れや格納場所の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームを選択し、「回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで担当者への対応依頼アクションを設定し、請求書が届いたことを担当者に通知します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、フォームで受け取ったファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームでは、取引先名や請求金額、ファイル添付など、取得したい情報に合わせて回答項目を自由に設定してください。
- 担当者への対応依頼では、通知したい担当者や依頼内容の詳細などを任意で設定することが可能です。
- Google Driveでは、ファイルの格納先としたいフォルダIDや、ファイル名を任意で設定してください。フォームの回答内容を引用して、動的なファイル名を付けることもできます。
■注意事項
- Google DriveとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- フォーム機能はミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
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Google Drive™
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Google Drive™
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