請求書ファイルが承認されたら、OneDriveに格納する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に

OneDrive

を自動連携できます。

■概要

請求書の承認後、手作業でファイルサーバーに格納する業務は手間がかかる上に、格納漏れやファイル名の付け間違いといったミスが発生しやすい業務ではないでしょうか。このような定型的ながらも重要な業務は、自動化することで効率と正確性を両立できます。このワークフローを活用すれば、Yoomのフォームで承認された請求書ファイルを自動でOneDriveに格納し、請求書管理に関する一連の業務を円滑に進めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

請求書の承認から保管までを手作業で行っており、手間を感じている経理担当者の方
承認済み請求書のOneDriveへの格納漏れや、命名規則のミスを防ぎたいと考えている方
請求書管理業務全体の効率化や標準化を検討しているバックオフィス責任者の方

■このテンプレートを使うメリット

フォームで承認が完了すると自動でOneDriveにファイルが格納されるため、これまで手作業で行っていたアップロードの時間を削減できます。
手動でのファイル操作が不要になることで、格納先のフォルダ間違いやファイル名の誤りといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

はじめに、OneDriveをYoomと連携します。
次に、トリガーでフォームを選択し、「回答が送信されたら」というアクションを設定します。このフォームに請求書ファイルが添付され、承認依頼として送信されることを想定しています。
次に、オペレーションで「担当者に対応依頼」を設定し、承認者に内容の確認と承認を依頼します。
最後に、承認が完了したら、OneDriveの「ファイルをアップロード」アクションで、指定のフォルダに請求書ファイルを格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

トリガーとなるフォームでは、取引先名や請求金額、備考欄など、管理に必要な項目を自由に設定してください。
担当者への対応依頼オペレーションでは、承認を依頼する担当者や、依頼メッセージの内容を実際の業務フローに合わせて設定できます。
OneDriveへのファイルアップロードでは、格納先のフォルダやファイル名を任意に指定できます。例えば、フォームで入力された取引先名や請求月をファイル名に含める設定も可能です。

■注意事項

OneDriveとYoomを連携してください。
ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
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