履歴書をAIで読み取りGoogle スプレッドシートに格納しGoogle Chatに通知する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に

Google スプレッドシート

と

Google Chat

を自動連携できます。

■概要

採用活動において、候補者から受け取る多くの履歴書管理に手間を感じていませんか？履歴書の内容を目で確認し、手作業で情報を転記するのは時間がかかるだけでなく、入力ミスの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、フォームにアップロードされた履歴書をAIが自動で読み取りデータ化し、Google スプレッドシートへ格納するため、履歴書の管理や確認といった一連の作業を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

履歴書の情報を手作業でデータベースに入力している採用担当者の方
応募者情報をGoogle スプレッドシートで管理しており、入力の手間を減らしたい方
AIを活用して採用プロセスを効率化し、コア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

履歴書がアップロードされるとAIが自動で文字を読み取り転記するため、これまで手作業に費やしていたデータ入力の時間を短縮できます。
手作業でのデータ転記が減ることで、入力間違いや漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保ちます。

■フローボットの流れ

はじめに、Google スプレッドシートとGoogle ChatをYoomと連携します。
次に、トリガーでフォームを選択し、履歴書がアップロードされたらフローが起動するように設定します。
次に、オペレーションでOCR機能を設定し、アップロードされた履歴書ファイルから文字情報を自動で読み取ります。
続いて、オペレーションで「担当者へ対応を依頼する」を設定し、AIが読み取った内容に間違いがないかを確認する工程を挟みます。
次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、確認済みの情報を指定のシートに書き込みます。
最後に、オペレーションでGoogle Chatを設定し、指定のスペースに応募があった旨を通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

トリガーに設定するフォームでは、履歴書アップロード欄の他に、応募職種などの質問項目を任意で追加・編集することが可能です。
Google スプレッドシートへのレコード追加では、情報を格納したいファイルやシートを任意で設定してください。
Google Chatへの通知設定では、通知を送信したいスペースや、応募者名などを含めた通知本文を任意でカスタマイズできます。

■注意事項

Google スプレッドシート、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。

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使用しているアプリについて

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YoomではGoogleスプレッドシートのAPIをノーコードで活用することができます。スプレッドシートとYoomを連携することで、スプレッドシートへの情報入力を自動化したり、スプレッドシートの雛形を元に書類を自動的に作成することが可能です。また、Yoomのデータベースにスプレッドシートの情報を同期し、様々な用途で活用することも可能です。