申込フォームに回答があったら、Google スプレッドシートで申込書を発行しGmailで送付する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に

Google スプレッドシート

と

Gmail

を自動連携できます。

■概要

申込フォームへの回答後、手作業で申込書を作成し、メールで送付する作業は手間がかかり、ミスも起こりがちではないでしょうか？特に申込件数が多い場合、迅速な対応が難しくなり、機会損失に繋がることもあります。このワークフローを活用すれば、フォームへの回答をトリガーに、Google スプレッドシートで申込書を自動で発行し、Gmailで送付するまでの一連の流れを自動化し、こうした課題をスムーズに削減します。

■このテンプレートをおすすめする方

申込フォームからの対応に追われ、手作業での書類作成に時間がかかっているご担当者の方
Google スプレッドシートとGmailを活用して、申込者への迅速な対応を目指している方
手作業による転記ミスやメールの送信漏れを防ぎ、業務品質を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

フォームへの回答があると申込書の発行からGmailでの送付までが自動で完結するため、手作業にかかっていた時間を短縮できます。
手作業による情報の転記ミスや、メールの宛先間違い、添付漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。

■フローボットの流れ

はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携します。
次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、申込内容を入力してもらうフォームを作成します。
次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「書類を発行する」アクションを設定し、フォームの回答内容を反映させます。
最後に、オペレーションでGmailを選択し、「Gmailに送信する」アクションを設定し、発行した申込書を添付して自動で送付します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

トリガーとなるフォームでは、申込に必要な情報を取得するために質問項目などを任意で設定してください。
Google スプレッドシートのオペレーションでは、書類発行に使用するテンプレート（雛形）を任意のものに設定できます。
Gmailのオペレーションでは、送付先のメールアドレスや件名、本文などをフォームの回答内容に応じて任意で設定できます。

■注意事項

Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。

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使用しているアプリについて

Google スプレッドシート

YoomではGoogleスプレッドシートのAPIをノーコードで活用することができます。スプレッドシートとYoomを連携することで、スプレッドシートへの情報入力を自動化したり、スプレッドシートの雛形を元に書類を自動的に作成することが可能です。また、Yoomのデータベースにスプレッドシートの情報を同期し、様々な用途で活用することも可能です。