Garoonでワークフローが承認されたら契約書を作成し、Docusignで送付する

■概要

Garoonでのワークフロー承認後、契約書を作成してDocusignで送付するまでの一連の業務には、情報の転記やファイルのアップロードといった手作業が多く発生し、手間やミスの原因になりがちです。このワークフローは、Garoonでの承認をきっかけに、契約書の自動作成からDocusignでの電子契約送付までをシームレスに連携するものであり、手作業による非効率な業務フローを改善します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Garoonでの承認後、Docusignを使った契約書送付に手間を感じている法務・営業担当者の方
• 契約書の手作業による作成や情報転記でのミスをなくし、業務の正確性を高めたいと考えている方
• GaroonとDocusignの連携を通じて、契約締結に関わるプロセス全体の自動化を推進したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Garoonの承認からDocusignでの送付までが自動処理されるため、これまで契約書の作成や送付準備にかかっていた時間を短縮することができます
• システムがGaroonの承認情報をもとに書類作成から送付までを行うので、手作業による転記ミスや送付先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎます

■フローボットの流れ

1. はじめに、Garoon、Googleドキュメント、DocusignをYoomと連携します
2. トリガーでGaroonを選択し、「ワークフローが承認されたら」というアクションを設定して、承認情報を取得します
3. 次に、オペレーションで書類発行機能を設定し、取得した情報をもとにGoogleドキュメントで契約書を自動作成します（Microsoft ExcelやGoogle スプレッドシートでも可）
4. 続いて、オペレーションでDocusignの「エンベロープを作成」アクションを設定します
5. 作成した契約書をDocusignに連携するため、「エンベロープに書類を追加・更新」アクションを設定します
6. さらに、署名フィールドなどを設定するため、「書類にフィールドを設定」アクションを configured します
7. 最後に、オペレーションでDocusignの「エンベロープを送信」アクションを設定し、契約の送付を完了させます

■このワークフローのカスタムポイント

• 書類発行機能で契約書を作成するため、あらかじめ差し込みたい項目を記載した雛形をGoogleドキュメントで作成しておく必要があります
• Docusignで送付する書類が複数ある場合は、その数に応じて「エンベロープに書類を追加・更新」のアクションを追加で設定してください
• Docusignの「書類にフィールドを設定」アクションで指定する署名位置（X軸・Y軸）は、事前にテストを行って適切な座標を確認することが重要です

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■注意事項

• Garoon、Googleドキュメント、DocusignとYoomをマイアプリ登録してください。
• 書類を発行するオペレーションの設定方法はこちらを参照ください。