メールを受信したらkintoneでレコードを作成し、Zoomと連携しミーティングを作成する

メールを受信したらkintoneでレコードを作成し、Zoomと連携しミーティングを作成する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
kintone
Zoom
を自動連携できます。

■概要

特定のメールを受信するたびに、内容を確認してkintoneへ情報を手入力し、さらにZoomでミーティングを設定する、といった一連の作業に手間を感じていませんか。このような定型的ながらも重要な業務は、ヒューマンエラーの温床にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけに、kintoneへのレコード作成からZoomミーティングの発行までを完全に自動化し、これらの課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

  • メールでの依頼をもとに、kintoneで案件や顧客情報を管理している担当者の方
  • kintoneとZoomを日常的に利用し、オンラインミーティングを頻繁に設定する方
  • 手作業による情報転記や、ミーティング設定の漏れやミスを防止したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

  • メール受信からkintoneへの情報登録、Zoomミーティング作成までの一連の流れが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
  • システムが自動で処理を行うことで、手作業による情報の転記ミスやミーティング設定の漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、kintoneとZoomをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでメールトリガー機能を選択し、このフローボットを起動するための専用メールアドレス宛にメールが送信された際に起動するよう設定します。
  3. 次に、オペレーションでOCR機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、受信したメール本文から必要な情報を抽出します。
  4. 次に、オペレーションでkintoneの「レコードの登録」アクションを設定し、抽出したデータをkintoneの指定のアプリに登録します。
  5. 最後に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、オンラインミーティングを作成します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • メールトリガー機能では、このワークフローを起動させる専用のメールアドレスが発行されます。
  • kintoneの「レコードの登録」アクションでは、ご利用の環境に合わせてサブドメイン名、アプリID、データを登録したいフィールドコードと値を指定してください。
  • OCR機能の「テキストからデータを抽出する」では、受信メールの本文など、テキストデータから抽出したい項目を任意で設定できます。
  • Zoomの「ミーティングを作成」アクションでは、ミーティングのトピック、日時、参加者のメールアドレスなどを自由に設定できます。

■注意事項

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Yoomのハイパーオートメーションとは?
従来のRPAでは単純な繰り返し作業しか自動化できず、その設定作業はとても複雑なものでした。
AI・API・RPA・OCRなど様々な技術を組み合わせた「ハイパーオートメーション」なら、これまでは実現できなかった多くの作業を、これまでよりも簡単に自動化することが可能です。
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