メールを受信したらkintoneでレコードを作成し、Zoomと連携しミーティングを作成する
メールを受信したらkintoneでレコードを作成し、Zoomと連携しミーティングを作成する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
kintone
と
Zoom
を自動連携できます。
■概要
お客様からの問い合わせメールを受け取った後、手作業でKintoneに情報を登録し、Zoomでミーティングを設定する、といった一連の作業に手間を感じていませんか？このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけに、Kintoneへのレコード作成とZoomミーティングのURL発行までを自動化できるため、こうした定型業務を効率化し、より重要な業務に集中することが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
- メールでの問い合わせを起点に、Kintoneへの顧客情報登録を手作業で行っている方
- KintoneとZoomを連携させ、ミーティング設定までの流れを自動化したいと考えている方
- 手作業による情報転記ミスや、ミーティング設定の漏れをなくしたい業務担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信からKintoneへのレコード作成、Zoomでのミーティング発行までを自動化し、手作業にかかっていた時間を削減します。
- 人の手によるデータ転記やミーティング設定作業がなくなるため、入力ミスや対応漏れなどのヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、KintoneとZoomをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメール機能を選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- オペレーションでは、AI機能の「テキスト抽出」を設定し、受信したメール本文から必要な情報を抽出します。
- 続いて、オペレーションでKintoneの「レコードを作成」アクションを設定し、抽出した情報をもとにレコードを作成します。
- 最後に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、オンラインミーティングを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- メール機能のトリガー設定では、Yoomが発行する専用アドレスの他に、件名や本文に特定の文字列を含むといった起動条件を任意で設定してください。
- Kintoneでレコードを作成するアクションでは、対象となるサブドメイン名やアプリIDを任意で設定してください。
- AI機能では、受信したメール本文のどの部分から、どのようなテキスト情報を抽出するかを任意で設定してください。
- Zoomでミーティングを作成する際には、ホストとなるユーザーのメールアドレスやミーティングのトピックなどを任意で設定してください。
■注意事項
- Kintone、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
- Kintoneはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
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ミーティングを作成（非推奨）ミーティング情報を編集（非推奨）定期ミーティング（毎日）を作成（非推奨）定期ミーティング（毎月）を作成（非推奨）定期ミーティング（週ごと）を作成（非推奨）定期ミーティング（毎日）情報を編集（非推奨）定期ミーティング（毎月）情報を編集（非推奨）定期ミーティング情報（週ごと）を編集（非推奨）ミーティングの一覧を取得ウェビナーの一覧を取得ウェビナー登録者の一覧を取得ミーティングのレコーディング情報を取得ウェビナーに登録者を追加ミーティングのレコーディングファイルをダウンロードユーザーを追加ユーザーを削除ユーザーにライセンスを付与または削除するユーザー情報を取得ミーティングのクラウドレコーディングデータを削除会話の詳細を取得ミーティングの詳細情報を取得定期ミーティング情報を編集（毎月）定期ミーティングを作成（毎月）ミーティングを作成ミーティング情報を編集定期ミーティングを作成（毎日）定期ミーティング情報を編集（毎日）定期ミーティングを作成（週ごと）定期ミーティング情報を編集（週ごと）ミーティングの特定のクラウドレコーディングデータを削除ユーザーのアカウントを有効化・無効化および出勤状態へ変更チームチャットのチャネル一覧を取得チームチャットのチャネルを作成チームチャットの共有スペースを作成チームチャットのチャネルにメンバーを招待チームチャットのチャネルを更新チームチャットのメンショングループを作成チームチャットのメンショングループにメンバーを追加チームチャットのチャットメッセージと共有ファイルを検索チームチャットのチャットメッセージの送信チームチャットのチャットメッセージの削除チームチャットにファイルをアップロード
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