メールを受信したらkintoneでレコードを作成し、Zoomと連携しミーティングを作成する

■概要

特定のメールを受信するたびに、内容を確認してkintoneへ情報を手入力し、さらにZoomでミーティングを設定する、といった一連の作業に手間を感じていませんか。このような定型的ながらも重要な業務は、ヒューマンエラーの温床にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけに、kintoneへのレコード作成からZoomミーティングの発行までを完全に自動化し、これらの課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• メールでの依頼をもとに、kintoneで案件や顧客情報を管理している担当者の方
• kintoneとZoomを日常的に利用し、オンラインミーティングを頻繁に設定する方
• 手作業による情報転記や、ミーティング設定の漏れやミスを防止したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• メール受信からkintoneへの情報登録、Zoomミーティング作成までの一連の流れが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• システムが自動で処理を行うことで、手作業による情報の転記ミスやミーティング設定の漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、kintoneとZoomをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでメールトリガー機能を選択し、このフローボットを起動するための専用メールアドレス宛にメールが送信された際に起動するよう設定します。
3. 次に、オペレーションでOCR機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、受信したメール本文から必要な情報を抽出します。
4. 次に、オペレーションでkintoneの「レコードの登録」アクションを設定し、抽出したデータをkintoneの指定のアプリに登録します。
5. 最後に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、オンラインミーティングを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• メールトリガー機能では、このワークフローを起動させる専用のメールアドレスが発行されます。
• kintoneの「レコードの登録」アクションでは、ご利用の環境に合わせてサブドメイン名、アプリID、データを登録したいフィールドコードと値を指定してください。
• OCR機能の「テキストからデータを抽出する」では、受信メールの本文など、テキストデータから抽出したい項目を任意で設定できます。
• Zoomの「ミーティングを作成」アクションでは、ミーティングのトピック、日時、参加者のメールアドレスなどを自由に設定できます。

■注意事項

• kintone、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
• 正規表現については下記を参考にしてください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/7831419