■概要
毎月決まった日付に行う請求書の作成やメール送付業務は、重要な業務でありながらも手間がかかる作業ではないでしょうか。手作業での対応は、抜け漏れのリスクや本来のコア業務を圧迫する原因にもなりかねません。 このワークフローを活用すれば、スケジュール設定を起点として、Google スプレッドシートの情報を基に請求書を自動で作成し、Gmailで送付する一連の流れを自動化し、こうした課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートで管理する情報をもとに、請求書発行を手作業で行っている方
- 毎月の請求書送付業務を自動化し、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている経理担当者の方
- 請求業務にかかる時間を削減し、より生産性の高い業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 毎月決まった日時に請求書発行からメール送付までを自動で実行するため、手作業にかかっていた時間を削減できます。
- 請求情報の転記やメールの宛先間違いといった、手作業によるヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携します。
- トリガーで「スケジュールトリガー」を選択し、フローボットを起動したい日時を設定します。
- オペレーションで、Google スプレッドシートの「値を取得する」アクションを設定し、請求先リストを取得します。
- 次に、「ループ機能」を設定し、取得したリストの件数分、後続の処理を繰り返すようにします。
- ループ処理内で、Google スプレッドシートの「レコードを取得する」アクションで個別の請求情報を取得します。
- 続けて、Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションで請求書PDFを作成します。
- 次に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成した請求書を添付して取引先に送付します。
- 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションで、送付済みなどのステータスを更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、毎月25日の午前10時など、請求書発行業務に合わせてフローボットが起動するタイミングを任意で設定してください。
- Google スプレッドシートの各アクションでは、請求情報を管理している任意のスプレッドシートIDやシート名を設定してください。
- ループ機能では、前段のGoogle スプレッドシートで取得した値のうち、繰り返し処理を実行したい対象の値を任意で設定します。
- Gmailでメールを送るアクションでは、宛先や件名、本文を任意で設定できます。本文にはGoogle スプレッドシートから取得した会社名や金額などを変数として埋め込むことも可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシート、GmailとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- オペレーション数が5つを越えるフローボットは、ミニプラン以上のプランで作成可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
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