【プログラミング不要】AIで仕訳データを生成・自動転記する方法

• Googleフォームを利用して経費申請や書類の収集を行っている経理担当者の方
• 手作業による仕訳やデータ入力に時間がかかっている方
• AIを活用して仕訳業務を自動化したい方

• Googleフォーム送信後の書類ダウンロードからデータ抽出、仕訳データの生成、Google スプレッドシートへの記録までの一連の作業を自動化できるため、手作業の時間を減らせます。
• 手作業による文字の読み間違いや入力ミス、勘定科目の判断ミスといったヒューマンエラーを抑え、仕訳データの正確性向上につなげられます。

1. はじめに、Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、Googleフォームに添付されたファイルを取得します。
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を取得します。
5. その後、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」アクションを設定し、、日付や金額、取引先などの情報を抽出するとともに、勘定科目などを判断して仕訳データを生成します。
6. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRやAIで取得・生成したデータを指定のシートに追加します。

• OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」では、読み取る書類の種類に応じて、どの部分からどのようなデータを抽出するかを細かく設定することが可能です。
• AI機能の「テキスト抽出」では、OCRで取得したテキスト情報をもとに、勘定科目や仕訳データの生成ルール、出力形式などを柔軟に設定できます。
• Google スプレッドシートの「レコードを追加する」では、データを追加する先のシートや列を指定するだけでなく、固定の値を入力したり、前段のOCRやAIで取得・生成したデータを動的な値として各ヘッダー項目と結び付けたりするなどのカスタマイズが可能です。

• Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。 
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。 
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

• Googleフォームを利用して経費申請や書類の収集を行っている経理担当者の方
• 手作業による仕訳やデータ入力に時間がかかっている方
• AIを活用して仕訳業務を自動化したい方

• Googleフォーム送信後の書類ダウンロードからデータ抽出、仕訳データの生成、Google スプレッドシートへの記録までの一連の作業を自動化できるため、手作業の時間を減らせます。
• 手作業による文字の読み間違いや入力ミス、勘定科目の判断ミスといったヒューマンエラーを抑え、仕訳データの正確性向上につなげられます。

1. はじめに、Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、Googleフォームに添付されたファイルを取得します。
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を取得します。
5. その後、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」アクションを設定し、、日付や金額、取引先などの情報を抽出するとともに、勘定科目などを判断して仕訳データを生成します。
6. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRやAIで取得・生成したデータを指定のシートに追加します。

• OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」では、読み取る書類の種類に応じて、どの部分からどのようなデータを抽出するかを細かく設定することが可能です。
• AI機能の「テキスト抽出」では、OCRで取得したテキスト情報をもとに、勘定科目や仕訳データの生成ルール、出力形式などを柔軟に設定できます。
• Google スプレッドシートの「レコードを追加する」では、データを追加する先のシートや列を指定するだけでなく、固定の値を入力したり、前段のOCRやAIで取得・生成したデータを動的な値として各ヘッダー項目と結び付けたりするなどのカスタマイズが可能です。

• Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。 
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。 
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

• Googleフォームを利用して経費申請や書類の収集を行っている経理担当者の方
• 手作業による仕訳やデータ入力に時間がかかっている方
• AIを活用して仕訳業務を自動化したい方

• Googleフォーム送信後の書類ダウンロードからデータ抽出、仕訳データの生成、Google スプレッドシートへの記録までの一連の作業を自動化できるため、手作業の時間を減らせます。
• 手作業による文字の読み間違いや入力ミス、勘定科目の判断ミスといったヒューマンエラーを抑え、仕訳データの正確性向上につなげられます。

1. はじめに、Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、Googleフォームに添付されたファイルを取得します。
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を取得します。
5. その後、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」アクションを設定し、、日付や金額、取引先などの情報を抽出するとともに、勘定科目などを判断して仕訳データを生成します。
6. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRやAIで取得・生成したデータを指定のシートに追加します。

• OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」では、読み取る書類の種類に応じて、どの部分からどのようなデータを抽出するかを細かく設定することが可能です。
• AI機能の「テキスト抽出」では、OCRで取得したテキスト情報をもとに、勘定科目や仕訳データの生成ルール、出力形式などを柔軟に設定できます。
• Google スプレッドシートの「レコードを追加する」では、データを追加する先のシートや列を指定するだけでなく、固定の値を入力したり、前段のOCRやAIで取得・生成したデータを動的な値として各ヘッダー項目と結び付けたりするなどのカスタマイズが可能です。

• Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。 
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。 
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

• Googleフォームを利用して経費申請や書類の収集を行っている経理担当者の方
• 手作業による仕訳やデータ入力に時間がかかっている方
• AIを活用して仕訳業務を自動化したい方

• Googleフォーム送信後の書類ダウンロードからデータ抽出、仕訳データの生成、Google スプレッドシートへの記録までの一連の作業を自動化できるため、手作業の時間を減らせます。
• 手作業による文字の読み間違いや入力ミス、勘定科目の判断ミスといったヒューマンエラーを抑え、仕訳データの正確性向上につなげられます。

1. はじめに、Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、Googleフォームに添付されたファイルを取得します。
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を取得します。
5. その後、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」アクションを設定し、、日付や金額、取引先などの情報を抽出するとともに、勘定科目などを判断して仕訳データを生成します。
6. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRやAIで取得・生成したデータを指定のシートに追加します。

• OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」では、読み取る書類の種類に応じて、どの部分からどのようなデータを抽出するかを細かく設定することが可能です。
• AI機能の「テキスト抽出」では、OCRで取得したテキスト情報をもとに、勘定科目や仕訳データの生成ルール、出力形式などを柔軟に設定できます。
• Google スプレッドシートの「レコードを追加する」では、データを追加する先のシートや列を指定するだけでなく、固定の値を入力したり、前段のOCRやAIで取得・生成したデータを動的な値として各ヘッダー項目と結び付けたりするなどのカスタマイズが可能です。

• Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。 
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。 
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

• Googleフォームを利用して経費申請や書類の収集を行っている経理担当者の方
• 手作業による仕訳やデータ入力に時間がかかっている方
• AIを活用して仕訳業務を自動化したい方

• Googleフォーム送信後の書類ダウンロードからデータ抽出、仕訳データの生成、Google スプレッドシートへの記録までの一連の作業を自動化できるため、手作業の時間を減らせます。
• 手作業による文字の読み間違いや入力ミス、勘定科目の判断ミスといったヒューマンエラーを抑え、仕訳データの正確性向上につなげられます。

1. はじめに、Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、Googleフォームに添付されたファイルを取得します。
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を取得します。
5. その後、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」アクションを設定し、、日付や金額、取引先などの情報を抽出するとともに、勘定科目などを判断して仕訳データを生成します。
6. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRやAIで取得・生成したデータを指定のシートに追加します。

• OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」では、読み取る書類の種類に応じて、どの部分からどのようなデータを抽出するかを細かく設定することが可能です。
• AI機能の「テキスト抽出」では、OCRで取得したテキスト情報をもとに、勘定科目や仕訳データの生成ルール、出力形式などを柔軟に設定できます。
• Google スプレッドシートの「レコードを追加する」では、データを追加する先のシートや列を指定するだけでなく、固定の値を入力したり、前段のOCRやAIで取得・生成したデータを動的な値として各ヘッダー項目と結び付けたりするなどのカスタマイズが可能です。

• Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。 
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。 
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

■概要

フォームから送信される多種多様な書類、その後の手作業による内容確認、OCR処理、AIでの分類、そして関係部署への通知といった一連の業務は、多くの時間と手間を要するのではないでしょうか？
このワークフローを活用すれば、フォームからの書類受付を起点に、OCRによる文字情報の自動抽出、AIを活用したスマートな仕分け、さらにはDiscordへの即時通知までを自動化し、これらの課題解決を支援します。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォーム経由で受け取る書類の処理と仕分けに多くの時間を費やしている担当者の方
• OCRやAI技術を駆使して、書類関連業務の効率化と精度向上を目指している方
• Discordを活用し、チーム内での迅速な情報共有と対応スピード向上を図りたい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームからの書類送信からOCR処理、AIによる仕分け、Discordへの通知までを自動化し、従来手作業で行っていた時間を他の業務に充てることができます。
• 手作業による書類の読み取りミスや分類の誤り、通知漏れといったヒューマンエラーの発生を抑え、業務品質の向上に貢献します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、YoomとDiscordを連携させます。
2. 次に、トリガーとしてフォームトリガーを選択し、「書類送信フォーム」が送信された際にフローが起動するよう設定します。
3. 続いて、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定して、送信された書類から必要な情報を抽出します。
4. さらに、オペレーションでテキスト生成機能を選択し、「テキストを生成する」アクションを設定し、OCRで抽出した情報を元にAIが内容を判断し、仕分けを行います。
5. 最後に、オペレーションでDiscordの「メッセージを送信」アクションを設定し、AIによる仕分け結果や関連情報を指定したチャンネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガーの設定では、自動化の起点としたいご自身の「書類送信に関するフォーム」を任意で設定してください。
• OCR機能の設定では、書類から特に抽出したい「追加の項目」や、使用する「AIの種類」、読み取る書類の「言語」を任意で指定できます。
• テキスト生成機能の設定では、AIに与える指示である「プロンプト」の内容や、生成するテキストの「出力したい言語」、また「文字数に応じたアクション」を任意で調整してください。
• Discordでメッセージを送信するアクションの設定では、通知を送りたい「チャンネルID」や、送信する「メッセージ内容」を業務に合わせて任意で設定することが可能です。

■注意事項

• DiscordとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

■概要

領収書の処理は手作業による入力や仕訳で手間がかかり、ミスも発生しやすい業務ではないでしょうか。特に、フォームから受信した領収書を一つ一つ確認して勘定科目を判断しNotionに転記するのは大きな負担となり得ます。このワークフローを活用すれば、フォームで受信した領収書画像をOCR機能で読み取り、AI機能が勘定科目を自動で仕訳し、Notionへ自動で記録するため、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームで受信する領収書の処理に手間を感じている経理担当者の方
• 領収書のOCR処理やAI機能による自動仕訳に関心のある業務改善担当者の方
• Notionを活用して経費情報を一元管理したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームからの領収書受付後、OCR機能、AI機能による仕訳、Notionへの記録まで自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業によるデータの読み取りミスや仕訳判断の誤り、Notionへの転記漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、NotionをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、領収書ファイルを受け付けるフォームを作成します。
3. 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、受信した領収書ファイルから必要な情報を抽出します。
4. 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、OCR機能で抽出した情報を基に勘定科目などをAI機能に判断させます。
5. 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、AI機能が生成した仕訳情報や領収書データを指定のデータベースへ追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでは、受信した領収書ファイルから抽出したい項目を任意で設定することが可能です。
• AI機能の「テキストを生成する」アクションでは、OCR機能で抽出したデータを基に、どのようなテキストを生成するかをプロンプトで具体的に指示して設定できます。
• Notionの「レコードを追加する」アクションでは、Notionデータベースのどの項目に固定値を入力するか、または前段のオペレーションで取得したデータを動的な値として埋め込むかなど、詳細なカスタムが可能です。

■注意事項

• NotionとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

■概要

毎月の領収書処理、Boxへのアップロードは便利ですが、その後の勘定科目の判定やMicrosoft Excelへの転記作業に手間を感じていませんか？手作業では時間もかかり、入力ミスや科目判定のブレも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Boxに領収書がアップロードされると、AIが自動で勘定科目を判定しMicrosoft Excelへ追加するため、経費精算業務の効率化と精度向上に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• BoxとMicrosoft Excelを利用し、領収書管理を行っている経理担当者
• AIを活用した勘定科目の自動判定に関心があり、業務効率化を目指す方
• 手作業によるデータ入力の負担を軽減し、ヒューマンエラーを削減したい方

■このテンプレートを使うメリット

• BoxへのファイルアップロードからMicrosoft Excelへのデータ追加までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
• AIによる勘定科目判定とシステムによる自動転記で、入力ミスや科目選択の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、業務品質の向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
3. 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされた領収書ファイルを取得します。
4. 続いて、オペレーションでOCR機能を設定し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで領収書内の情報をテキストデータとして抽出します。
5. その後、オペレーションでAI機能を設定し、「テキストを生成する」アクションで、抽出したテキスト情報をもとに勘定科目を判定させます。
6. 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで抽出した情報とAIが判定した勘定科目を指定のシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Boxのトリガー設定では、領収書ファイルがアップロードされる監視対象のフォルダを任意で設定可能です。
• OCR機能では、領収書ファイルから抽出したい項目（日付、金額、支払先など）を任意でカスタムできます。
• AI機能では、勘定科目を判定するためのプロンプト（指示文）を任意でカスタムでき、抽出した情報や固定のテキストを変数として組み込んだり、生成するテキストの言語を指定したりすることも可能です。
• Microsoft Excelへのレコード追加アクションでは、Excelシートのどの列に、どの情報を（OCRで抽出した情報やAIの判定結果など）割り当てるか、または固定値を設定するかなど、柔軟にカスタムできます。

■注意事項

• Box、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081

■概要

Outlookに領収書のメールが届くたびに添付ファイルを開いて内容を確認し、手作業で会計ソフトやMicrosoft Excelに入力するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。また、手入力によるミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Outlookで受信した領収書メールをトリガーに、OCR機能で内容を読み取り、AIが勘定科目を判断してMicrosoft Excelへ自動でまとめることが可能になり、これらの課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信する領収書の処理を自動化し、経理業務を効率化したい方
• 手作業によるデータ入力の時間を削減し、ヒューマンエラーを減らしたい方
• OCRやAIを活用した業務改善に関心があり、具体的な自動化を探している方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookへのメール受信からMicrosoft Excelへの記録までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた領収書処理の時間を短縮できます。
• 添付ファイルの確認、OCR処理、AIによる仕訳、Microsoft Excelへの転記といった一連の作業を自動化することで、入力ミスや確認漏れなどのヒューマンエラーを軽減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーとしてOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。これにより、指定された件名のメールがOutlookに届いた際にフローボットが起動します。
3. 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、例えばメール本文に特定のキーワードが含まれている場合のみ、後続の処理に進むように条件を設定します。
4. 次に、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションで、受信したメールに添付されているファイルの情報を取得し、さらに「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションでそのファイルをYoom内にダウンロードします。
5. ダウンロードした添付ファイル（領収書画像やPDF）に対して、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ファイル内の文字情報を抽出します。
6. 抽出された文字情報を基に、AI機能の「テキストを生成する」アクションで、例えば金額、支払先、日付、そしてそれらに基づく勘定科目などをAIに判断させ、テキストデータとして生成します。
7. 最後に、Microsoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報やAIが生成した勘定科目などのデータを、指定したMicrosoft Excelのシートに新しい行として自動で追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、フローを起動するメールの件名を任意で設定してください。例えば「領収書」や特定の取引先名など、業務に合わせて条件を指定できます。
• 分岐機能のコマンドオペレーションでは、受信したメールの本文や差出人などの情報に基づき、どのような条件に合致した場合に後続の領収書処理フローを進行させるか、詳細な条件ロジックを設定できます。
• OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」オペレーションでは、領収書画像やPDFファイルから具体的にどの項目（例：金額、日付、支払先名など）の情報を抽出するかを設定できます。
• AI機能の「テキストを生成する」オペレーションでは、OCRで抽出したデータを基に、AIに対してどのようなプロンプト（指示）を与えて勘定科目を判断させるか、または摘要欄に記載するテキストを生成させるかなどを具体的に設定可能です。
• Microsoft Excelの「レコードを追加する」オペレーションでは、どのExcelファイルのどのシートにデータを追加するかを指定するだけでなく、列ごとに固定値を入力したり、前段のオペレーション（OCRやAI）で取得した動的な値をどのセルにマッピングするかを細かくカスタムできます。

■注意事項

• Outlook、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

• Outlookで受信する領収書の管理や経費処理に時間を要している経理担当者
• Notionを活用して経費情報を一元管理しており、入力作業の自動化を検討している方
• AIを活用して勘定科目の判定といった判断業務の効率化を目指している業務改善の担当者

• Outlookで領収書メールを受信後、手作業で行っていた情報抽出からNotionへの転記までを自動化し、作業時間を短縮します。
• AIによる勘定科目の判定と自動転記により、手作業による入力間違いや勘定科目の選択ミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。

1. はじめに、OutlookとNotionをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。これにより、指定した条件のメール受信を検知します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に基づいて処理を分岐させます。
4. 続いて、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定し、受信メールから領収書のファイルを取得します。
5. 次に、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした領収書ファイルからテキスト情報を抽出します。
6. その後、AI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、抽出したテキスト情報やその他の情報を基に勘定科目を判定させます。
7. 最後に、Notionの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報やAIが判定した勘定科目などをNotionのデータベースへ自動で追加します。

• Outlookのトリガー設定では、メールを受信するフォルダや、対象とするメールの件名に含まれるキーワードを任意で指定できます。
• OCR機能では、領収書ファイルから抽出したい項目（日付、金額、支払先など）を任意でカスタムすることが可能です。
• AI機能では、勘定科目を判定するためのプロンプト（指示文）を自由にカスタムでき、定型的な指示文に加え、前段階のオペレーションで取得した情報を変数として組み込むこともできます。
• Notionデータベースの各プロパティ（項目）に対して、前段階で取得したどの情報を割り当てるか、または固定の値を設定するかなど、柔軟なカスタマイズが可能です。

• Outlook、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。 
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。