Boxに領収書がアップロードされたら、AIで勘定科目を判定してMicrosoft Excelに追加する

■概要

毎月の領収書処理、Boxへのアップロードは便利ですが、その後の勘定科目の判定やMicrosoft Excelへの転記作業に手間を感じていませんか？手作業では時間もかかり、入力ミスや科目判定のブレも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Boxに領収書がアップロードされると、AIが自動で勘定科目を判定しMicrosoft Excelへ追加するため、経費精算業務の効率化と精度向上に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• BoxとMicrosoft Excelを利用し、領収書管理を行っている経理担当者
• AIを活用した勘定科目の自動判定に関心があり、業務効率化を目指す方
• 手作業によるデータ入力の負担を軽減し、ヒューマンエラーを削減したい方

■このテンプレートを使うメリット

• BoxへのファイルアップロードからMicrosoft Excelへのデータ追加までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
• AIによる勘定科目判定とシステムによる自動転記で、入力ミスや科目選択の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、業務品質の向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
3. 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされた領収書ファイルを取得します。
4. 続いて、オペレーションでOCR機能を設定し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで領収書内の情報をテキストデータとして抽出します。
5. その後、オペレーションでAI機能を設定し、「テキストを生成する」アクションで、抽出したテキスト情報をもとに勘定科目を判定させます。
6. 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで抽出した情報とAIが判定した勘定科目を指定のシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Boxのトリガー設定では、領収書ファイルがアップロードされる監視対象のフォルダを任意で設定可能です。
• OCR機能では、領収書ファイルから抽出したい項目（日付、金額、支払先など）を任意でカスタムできます。
• AI機能では、勘定科目を判定するためのプロンプト（指示文）を任意でカスタムでき、抽出した情報や固定のテキストを変数として組み込んだり、生成するテキストの言語を指定したりすることも可能です。
• Microsoft Excelへのレコード追加アクションでは、Excelシートのどの列に、どの情報を（OCRで抽出した情報やAIの判定結果など）割り当てるか、または固定値を設定するかなど、柔軟にカスタムできます。

■注意事項

• Box、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081