Outlookで領収書を受信したら、AIで勘定科目を判定してNotionに追加する

■概要

日々の業務でOutlookに届く領収書の処理や、その内容を基にしたNotionへの記録作業に手間を感じていませんか。特に、添付された領収書から情報を読み取り、適切な勘定科目を判断して転記する作業は、時間もかかりミスも発生しやすいものです。このワークフローを活用すれば、Outlookで領収書が添付されたメールを受信するだけで、AIが自動で勘定科目を判定し、Notionに必要な情報を追加するため、これらの課題を効率的に解決できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信する領収書の管理や経費処理に時間を要している経理担当者
• Notionを活用して経費情報を一元管理しており、入力作業の自動化を検討している方
• AIを活用して勘定科目の判定といった判断業務の効率化を目指している業務改善の担当者

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookで領収書メールを受信後、手作業で行っていた情報抽出からNotionへの転記までを自動化し、作業時間を短縮します。
• AIによる勘定科目の判定と自動転記により、手作業による入力間違いや勘定科目の選択ミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとNotionをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。これにより、指定した条件のメール受信を検知します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に基づいて処理を分岐させます。
4. 続いて、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定し、受信メールから領収書のファイルを取得します。
5. 次に、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした領収書ファイルからテキスト情報を抽出します。
6. その後、AI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、抽出したテキスト情報やその他の情報を基に勘定科目を判定させます。
7. 最後に、Notionの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報やAIが判定した勘定科目などをNotionのデータベースへ自動で追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、メールを受信するフォルダや、対象とするメールの件名に含まれるキーワードを任意で指定できます。
• OCR機能では、領収書ファイルから抽出したい項目（日付、金額、支払先など）を任意でカスタムすることが可能です。
• AI機能では、勘定科目を判定するためのプロンプト（指示文）を自由にカスタムでき、定型的な指示文に加え、前段階のオペレーションで取得した情報を変数として組み込むこともできます。
• Notionデータベースの各プロパティ（項目）に対して、前段階で取得したどの情報を割り当てるか、または固定の値を設定するかなど、柔軟なカスタマイズが可能です。

■注意事項

• Outlook、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上、OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。